英語で電話対応!日本人会社員のための実践フレーズ紹介

英語で電話対応

グローバル化が進んでいますね!
経済産業省の「外資系企業動向調査」によると、外資系企業は3,200社を超えました(2019年3月)。

そうなると、外資系企業でなく日本企業に勤めている会社員の皆さんでもグローバル化に対応できることが求められる時代です。

例えば、英語でのメール・資料作り・TV会議などで海外の担当者やクライアントと情報を共有する必要は高いのではないでしょうか?

そして、もう一つ忘れてはいけない業務がありました!
それが、英語での「電話対応」です。

目に見えない相手としっかりと会話をする必要のある電話対応は、基本のビジネスマナーも必要なら、実践的なフレーズを自分のものにすることがとても重要な業務です。

そこで今回は、英語で電話を受ける日本人会社員のための実践フレーズをシーン別に紹介、また電話対応をするときの心がまえ、そして電話口でビックリしないよう海外と日本の電話対応の違いまで、様々な角度から検証してまいります!

ビジネスマナーを持った英語の電話対応のコツ2つ

まずは、ビジネスマナーを持った英語の電話対応のコツを紹介します。

日常会話との大きな違いには、以下2つがあります。

・丁寧な言葉を選んで話そう

丁寧な言葉として、「May I~」「Could you please~」「Would you like~」などがあります。

これらのフレーズを使うことで丁寧な表現となりますので、口から自然にでるように慣れるまでぜひ何度も使ってみましょう。

そして、「Thank you」や「Please」も積極的に使いましょう。

・ポジティブな言い方を意識しよう

例えば、相手の言っていることに対して答えられない場合に「I don’t know.」では元も子もありません。

答えを探す努力を相手に見せるような言い方をしましょう。

「Let me ask the person who is in charge.」
(担当の者 (in charge) に聞いてみます。)
などと言って、次につなげていきましょう。

そういったポジティブな対応が必要とされます。

それではビジネスマナーが分かったところで、様々なシーンで使いたい英文フレーズ、紹介していきましょう!

外線を受けるときに使えるフレーズ

電話が鳴るとドキッとしますが、これが英語となれば焦るのも当然です。

普段、外国人と日常会話をしている人でも、電話となれば別モノで緊張することがあります。

しかし外線を受けるときには日本語での対応と同様、決まり文句があります。

このフレーズを覚えどんどん使っていくことで、電話を受ける恐怖から解放されます。

実際に使う一般的な英文フレーズを解説とともにいくつか紹介します。

まず、挨拶をし自分の名前を言えるようになりましょう。

★電話が鳴る★
Thank you for calling MM company. How can I help you?
(MM社にお電話をいただきありがとうございます。ご用件をお伺い致します。)

Hello! Thank you for calling MM company, Riku Tanaka speaking. How can I help you?
(こんにちは。MM社にお電話をいただきありがとうございます。田中陸です。ご用件をお伺い致します。)

解説:
まずは電話をかけてきたことへのお礼を言い、会社名を名乗ります。部署も伝える場合は、“the marketing department”というように“the ⚪︎⚪︎ department”になります。

その後、どのような用件なのか、相手が何を求めているのかを聞き出すフレーズ“How can I help you?”を使います。

“Hello”は終日使えますが、電話がかかってきた時間によって朝なら“Good morning”または午後なら“Good afternoon”を入れ替えて使うと良いでしょう。

担当者に取り次ぐときに使えるフレーズ

こちらから挨拶そして会社名を名乗ると、相手が取り次いで欲しい担当者を言ってきました。

そんなシーンで使える英文フレーズをみてみましょう。

相手:
May I speak to Mrs. Mori, please?
(森さんをお願いしたいのですが。)

または、
I would like to speak to Mrs. Mori, please.
(森さんをお願いします。)

ここで、「少々お待ちください」と言いたいところですが、相手が誰なのか森さんに伝える必要があります。
相手が自分を名乗らない場合は、以下の英文フレーズが便利です。

あなた:
May I ask who is calling, please?
May I have your name, please?

(お名前を伺って宜しいですか?)

解説:
Mayで始め、さらにplease?で終わることでとても丁寧な表現になります。

相手がどの企業の誰なのか分かった時点で、森さんへつなぎましょう。

あなた:
Thank you. I’ll put you through.
(ありがとうございます。おつなぎします。)

Thank you. I’ll put you through to the Sales department.
(ありがとうございます。営業部におつなぎします。)

Thank you. Just a moment, please.
(ありがとうございます。しばらくお待ちください。)

Hold on, please. / Just a moment, please.
(少々お待ちください。)

森さんにつなげればここで完了ですが、不在のケースがあります。

担当者が不在の場合に使えるフレーズ

さて、森さんが不在でした。

様々な不在の理由を説明する英文フレーズは以下になります。

Mrs. Mori is on another line right now.
(森は別の電話にでております。)

I’m afraid Mrs. Mori is not here right now.
(申し訳ございませんが、森はただいまこちらにおりません。)

Sorry, but Mrs. Mori is out of the office.
(申し訳ございませんが、森は外出しております。)

Sorry, Mrs. Mori will be back in two hours.
(申し訳ございませんが、森は2時間後に戻る予定です。)

Sorry. Mrs. Mori is on the business trip and she will be back next Monday.
(申し訳ございませんが、森は現在出張中で来週月曜に戻る予定です。)

森さんと話せなかった相手に、どんなオファができるでしょうか?

ここで、もう一つ大切なやり取りがあります。

担当者に伝言をするか尋ねるときに
使えるフレーズ

わざわざ電話を掛けてくれた相手に、不在の担当者に伝言があるか聞いてあげると大変親切ですね。

そんなシーンに使える英文フレーズを紹介しましょう。

あなた:
Would you like to leave a message?
(伝言はございますか?)

このように伝言を残したいか聞くとともに、相手の電話番号を聞くことも大事ですね。

森さんのほうでは電話を掛けてきた人の連絡先を知らないということもあります。

後日連絡をしっかり取れるように電話番号は最低限、聞き取りましょう。

海外からの電話であれば、折り返しに国番号が必要ですのでどの国からの電話なのか確認することをお勧めします。

あなた:
May I have your phone number, please?
(電話番号を伺って宜しいですか?)

May I if ask you are calling from abroad?
(海外からお掛けでしょうか?)

最後はやはり、お礼を言って電話を終わります。

電話を終わるときに使える英文フレーズ

相手の連絡先を入手したら、森さんにしっかりと伝えることを約束しましょう。

あなた:
I’ll make sure she gets your message.
(森に伝言を必ずお伝えいたします。)

そして最後に、
Thank you for calling. Bye. Have a good day.
(お電話ありがとうございました。良い1日を。)

その他にも覚えておくと便利な英文フレーズがあります。次で紹介しましょう。

電話対応で知っていると便利な
英文フレーズ

英語での電話ともなると、日常会話より聞き取りが難しい場合があります。

そういった場合に便利な英文フレーズを紹介しましょう。

Could you please repeat your name/your company name/your phone number?
(もう一度お名前/御社名/お電話番号をお聞かせください。)

Would you like to hold?
(このままお待ちになりますか?)

Should I have her call you back?
(折り返しお電話させましょうか?)

Let me repeat your information.
(いただきました情報を復唱させていただきます。)

Could you please speak more slowly?
(もう少しゆっくり話していただけますか?)

相手のペースに巻き込まれず、分からないことはしっかり確認することが重要ですね。

そして、英語の電話対応に慣れていなく相手が何を言っているか全くわからない場合に重宝する英文フレーズを紹介しましょう。

電話対応が苦手な人が
覚えておくべきフレーズ

この英文フレーズさえ覚えておけばなんとかなります!

徐々に英語での電話対応に慣れていきましょう。

I will transfer you to someone who speaks English.
(英語を話す者におつなぎいたします。)

もしこのフレーズも長ければ、次のフレーズこそ奥の手となります!
「Hold on, please.」
(少々お待ちくださいませ)

自分でどうにかしようとせず、分かる人に転送することが最も重要です。

電話でのミーティングで便利な
英文フレーズ

海外など遠方の担当者やクライアントとのミーティングが電話でされることもよくあります。

ミーティングを始めるにあたってよく使われる英文フレーズを覚えつつ、良い提案・対応ができるよう慣れていきましょう。

さっそく、例を挙げてみてみましょう。

ミーティング冒頭:
Hello, this is Riku speaking. Can you hear me?
(もしもし、陸です。聞こえますか?)

Thank you for joining the meeting today.
(今日は会議に参加いただきありがとうございます。)

We have my boss XX participating in the meeting.
(この会議には上司のXXが参加しています。)

Let’s get started.
(それでは始めましょう。)

ミーティング最中:
I’d like to talk about~.
(~について話しをしたいと思います。)

Let me confirm my understanding.
(私が理解していることを確認させてください。)

I don’t understand what you just said. Do you mean that~ ?
(今おっしゃったことが分かりませんでした。~ということでしょうか?)

ミーティング締め:
Are there any questions before we end the meeting?
(会議を終える前に何か質問はございますか?)

I think that’s all for today.
(今日はこれで終わります。)

それでは最後に、海外と日本の電話対応の違いについてご紹介しましょう!

こんなに違う?!
海外と日本の電話対応の違い
– 苗字ばかりで呼ばない習慣

海外と日本の電話対応で一番違うこととは何でしょう?

全く会ったことの無い人であれば別ですが、一度でも会うと呼び名がLast name (苗字) からFirst name (名前)に変わっていくことがあります。

日本でならいくら何度会ったことのある人でも、ましてクライアントであれば”陸さん”など名前で呼ぶことはほとんど有りえないのではないでしょうか?

しかし、英語のシーンでは「May I speak to Paul?」といきなり電話口で上司の名前が使われることもありますので驚かないでくださいね。

電話対応だけでなくビジネスシーンにおいて、日本語より英語を使っての相手とのやり取りはよりフレンドリーな印象があるのが面白いですね。

英語で対応する電話は誰でも始めは緊張します。
しかし、今回紹介したフレーズを覚えて数をこなしていくことで慣れていくことができます。

そうすれば始めの緊張感がウソのように、すらすらと電話を取り次ぐ日も絶対来ます。

それが、自信につながりキャリアアップにつながっていきますのでぜひ頑張ってくださいね!

Copyright © 2019 オンライン英会話 ネイティブキャンプ All Rights Reserved.