英語でメール文を書く時に、最も悩んでしまうのが書き出しの一文ではないでしょうか？
「どんな書き出しを使えばいいんだろう？」「この表現は失礼じゃないかな？」と、最初の一文から迷ってしまう方も多いはず。
そこで今回の記事では、シーンや相手に応じた
英文メールの書き出しのフレーズや、メールの結び方をご紹介します。
ビジネス英語でも、フォーマルな場面とカジュアルな場面に分け、すぐに使える実践的なフレーズばかりを集めました。
これを読めば、もう英文メールの書き出しに迷うことはありません！
英文メールの書き出し｜今すぐ使える基本フレーズ集
ビジネスメールを書く際、適切な書き出しを選ぶことは非常に重要です。
相手との関係性や状況に応じて、フォーマルな書き方とカジュアルな書き方を使い分けましょう。
【英語メール宛名】フォーマル編
ビジネスメールでは、相手に対する敬意を示すため、適切な宛名の書き方を選ぶことが重要です。
以下に、一般的でフォーマルな宛名の書き方をご紹介します。
Dear Mr. [Last Name],
（例文： Dear Mr. Smith,）
ビジネスメールで、相手が男性かつ名字が分かっている場合に使用します。
Dear Ms. [Last Name],
（例文： Dear Ms. Johnson,）
女性に宛てる場合に使用します。結婚の有無に関わらず Ms. が無難です。
Dear Mrs. [Last Name],
（例： Dear Mrs. Wright,）
既婚の女性で、自身でMrs.と名乗っている場合に使います。
Dear Dr. [Last Name],
（例文： Dear Dr. Brown,）
医師や博士号を持つ相手に使います。
Dear [First Name Last Name],
名前の全体が分かっている場合に使用しますが、あまり一般的ではなく、ややフォーマルな印象です（特に親しい場合はファーストネームのみでも可）
【英語メール宛名】カジュアル編
カジュアルな宛名は、親しい関係の相手や同僚とのコミュニケーションで使用します。
フォーマルすぎないメール表現を選ぶことで、より自然な対話を生み出すことができます。
Hi [First Name],
親しい相手や同僚に使います。
Hello [First Name],
フォーマルすぎずフレンドリーな印象を与えます。
【宛名の書き方】不特定多数・名前が分からない場合
相手の名前が分からない場合や、不特定多数に向けてメールを送る際は、以下の書き方を使用できます。
Dear Sir or Madam,
相手の名前が分からないときのフォーマルな書き方。
To Whom It May Concern,
不特定の担当者に向けて送る場合に使用します。
【英語メール書き出し】好印象を与える挨拶と気遣いの一言
メールの本文を始める前に、相手への気遣いを示す挨拶フレーズを入れることで、より丁寧かつ心のこもった印象を与えることができます。
以下に代表的なフレーズをご紹介します。
I hope this email finds you well.
（お元気ですか？）
直訳すると、「このメールであなたが元気であることを発見できることを期待しています」の意味で、相手の健康や状況を気遣う一般的な表現です。
I trust you are doing well.
（お元気でお過ごしのことと思います。）
上記より少しフォーマルなトーンですが、意味は同じです。
I hope you had a great weekend.
（素晴らしい週末を過ごせたことを願っています。）
週の初めに使えるフレーズで、親しみやすさを出したいときに適しています。
I hope everything is going smoothly with [特定のトピック].
（[特定のトピック] に関してすべてが順調に進んでいることを願っています。）
相手が進行中のプロジェクトや仕事に触れて気遣いを示します。
【英語メール書き出し】感謝を伝えるフレーズ
相手のアクションに対する感謝を伝えることで、より丁寧で礼儀正しく誠実で信頼ができる印象を与えます。
以下に感謝を伝える基本的なフレーズをご紹介します。
Thank you for your email.
（メールをありがとうございます。）
相手のメールに対して感謝を示す基本的なフレーズです。
I appreciate your prompt reply.
（早急なご返信に感謝いたします。）
迅速な返信への感謝を伝える場合に便利です。
Thank you for reaching out.
（ご連絡いただきありがとうございます。）
相手が最初に連絡をくれた場合に使います。
Thank you for your continued business.
(継続的な取引に感謝します。)
「いつもお世話になっております」に近いニュアンスで使えるフレーズです。
Thank you in advance for your help.
依頼事をした時に、相手に事前に感謝の気持ちを伝える際に使います。
【英語メール書き出し】メールの目的を明確にするフレーズ
ビジネスメールを書く時には、メールの趣旨を簡潔に分かりやすく伝えることが大切です。
以下にメールの目的を明確にするフレーズをご紹介します。
I am writing to inform you about [特定のトピック].
（[特定のトピック] についてお知らせするためにメールしています。）
必要な情報を伝える際の標準的なフレーズです。
I am writing to follow up on [特定のトピック].
（[特定のトピック] のフォローアップのためにこのメールを書いています）
以前のやり取りについて経過確認をする際に使います。
I would like to discuss [特定のトピック] with you.
（[特定のトピック]についてあなたと話し合いたいと思います。
特定のトピックについて相談や議論をしたい場合に適しています。
英文メールの結び方｜シーン別の例文集
ビジネスメールの締めくくり方は、メール全体の印象を左右する重要な要素です。
相手や状況に応じて適切な英語表現を選ぶことで、誠実で信頼できる印象を与えることができます。
【英語メールの結び方】フォーマル編
以下に、ビジネスメールでよく使用される代表的なフォーマルな結びの表現をご紹介します。
状況や相手に応じて、適切な表現を参考にしてください。
Best regards,
一般的で丁寧な締めの言葉です。 フォーマルな場面で幅広く使えます。
Kind regards,
Best regards より少し柔らかい印象を与えます。
Yours sincerely,
宛名で名前を指定した場合（Dear Mr. Smithなど）に適しています。
非常にフォーマルです。
Yours faithfully,
宛名が「Dear Sir or Madam」や「To Whom It May Concern」の場合に使用します。
【英語メールの結び方】カジュアル編
カジュアルな結びの言葉は、親しい関係の相手や同僚とのコミュニケーションで使用する際に適しています。
以下に代表的な表現をご紹介します。
Best,
シンプルでカジュアルながらも適度にフォーマルです。
Cheers,
非常に親しい間柄で使います。 特にイギリス英語圏でよく使われます。
Take care,
親しみやすく、相手を気遣うニュアンスがあります。
Warm regards,
親しい相手に対して、少し温かみを持たせたいときに使います。
【英語メールの結び方】返信をお願いする際のフレーズ
メールの結びで相手からの返信を待っていることを伝えたい場合、適切なフレーズを使うことで、相手の返信を促すことができます。
相手の返信やアクションを促す際に使う結び方をご紹介します。
I am looking forward to your reply.
丁寧に返信を促す表現です。
I look forward to hearing from you.
こちらも返信を期待する際の定番フレーズです。
Please let me know if you have any questions.
相手が不明点を気軽に相談できるように促します。
I await your response.
返信を待っていることを明確に伝えます（少しフォーマルなニュアンス）。
【英語メールの結び方】具体的な行動を依頼する際のフレーズ
具体的な行動を依頼する際は、丁寧かつ明確な表現を使用することで、相手に誠意を伝えつつ、スムーズな協力を得ることができます。
依頼を締めくくるフレーズをご紹介します。
Please let me know a date and time that is convenient for you.
（あなたの都合の良い日時を教えてください）
ミーティングをしたい時に、相手の予定を聞く時に使えるフレーズ。
Please review the attached proposal and let me know your thoughts.
（添付の提案書を確認し、ご意見をお聞かせください。）
Your assistance is greatly appreciated.
フォーマルに協力への感謝を伝えつつ、依頼内容を強調します。
【英語メールの結び方】感謝を伝える際のフレーズ
結びの表現に感謝を伝えることで、誠実な印象を与えることができます。
相手に感謝を伝える結び方をご紹介します。
Thank you,
シンプルに感謝を伝える表現です。
Many thanks,
感謝の気持ちを強調したカジュアルな表現です。
Thanks and regards,
感謝と丁寧さを兼ね備えた表現です。
英文メールの基本構成｜相手に合わせた構成法
英文メールを書く際は、相手の立場や目的に合わせた構成が重要です。
ここでは、基本構成と相手に応じた工夫について解説します。
英文メールの基本構成
英語メールの基本構成について解説します。
目的に対して効果的なメールを書くためには、以下の6つの要素を適切に組み合わせることが重要です。
これらの要素を意識することで、分かりやすいメール作成が可能です。
＜英文メールの基本構成＞
1.件名（Subject）
2.宛名（Salutation）
3.導入（Opening）
4.本文（Body）
5.締め（Closing）
6.結辞（Sign-off）
1.件名（Subject）
メールの件名は、メール全体の第一印象を決める重要な要素です。
簡潔で内容を明確に伝える件名を付けると、受け取った側の注意を引きやすいです。
会議の日程調整の場合：Meeting Schedule Confirmation: [日時]
2.宛名（Salutation）
ビジネスメールでは、適切な宛名を書くことが大切です。
相手への敬意を示し、誠実で信頼できる印象を与える重要な要素です。
相手に応じた丁寧な宛名を使います。
フォーマルな場合： Dear Mr./Ms. [Last Name],
カジュアルな場合： Hi [First Name],
3.導入（Opening）
メールの導入部分は、相手との関係性を構築し、メールの目的を明確にする重要な役割を果たします。
適切な導入文を選ぶことで、メールの印象が大きく変わります。
目的を簡潔に伝え、挨拶や背景を添えます。
フォーマルな場合： I hope this email finds you well.
カジュアルな場合： I wanted to check in regarding...
4.本文（Body）
本文は、メールの主要な内容を明確に伝える部分です。
簡潔で分かりやすい文章を心がけ、必要な情報を漏れなく含めることが重要です。
主題をわかりやすく整理します。
1文1テーマを心がけ、段落を分けると読みやすくなります。
初めての連絡： 簡単な自己紹介と目的。
フォローアップ： 前回のやり取りや進捗を簡潔に記述。
5.締め（Closing）
締めくくりの部分では、メールの最後に相手に対する感謝や配慮、次のステップを示します。
相手のアクションを期待する場合は、具体的な希望を伝えることが大切です。最後に、相手への配慮や感謝で結ぶと好印象です。
I would appreciate it if you could confirm by [期限].
（[期限]までにご確認いただけますと幸いです。）
Thank you for your time and support.
（ご協力とご支援に感謝いたします。）
6.結辞（Sign-off）
メールの最後には、適切な結辞を選んで署名を添えることで、丁寧な印象を与え、メール全体を締めくくります。
適切な結辞を用い、署名を添えます。
フォーマルな場合： Best regards, または Sincerely,
カジュアルな場合： Best, または Cheers,
相手に応じた英文メールの書き方のコツ
効果的な英文メールを書くには、相手の立場や状況に応じて適切な表現や構成を選ぶことが重要です。
以下では、宛先別のメールの書き方のポイントを解説します。
上司や取引先へのメール
フォーマルなトーンを心がけ、敬意を示します。
長いメールや挨拶文は避け、、簡潔かつ要点を明確にします。
I appreciate your guidance on this matter.
（この件に関してご指導いただければ幸いです。）
のような丁寧な表現を使用します。
同僚やチームメンバーへのメール
同僚やチームメンバーへは、場合によってはカジュアルな表現も可能です。
協力を依頼する場合は「理由」と「具体的な依頼内容」を明確に記載します。
I would appreciate it if you could help me gather data for the next meeting.
（次回の会議のためにデータ収集をサポートしてくれるととても助かります。）
Let me know if you need any support on this.
（この件に関してサポートが必要な場合はお知らせください。）
このように柔らかい口調を使います。
初めて連絡する相手へのメール
自己紹介を簡潔に行い、連絡の目的をはっきりと述べます。
My name is [Your Name] and I'm the [Your Title] at [Your Company].
（私は[あなたの名前]で、[あなたの会社名]の[あなたの役名]です。）
信頼を得るため、紹介者や共通の背景があれば記載します。
I was referred to you by [紹介者の名前].
（私は[紹介者の名前]からあなたを紹介されました。）
このような表現が効果的です。
クレームや問題解決に関するメール
感情的な表現は避け、冷静かつ論理的に書きます。
問題を明確に述べ、具体的な解決策や対応を提案します。
I would appreciate it if you could address this issue by [期限].
（[期限]までにこの問題に対処していただければ幸いです。）
このように締切を設定します。
返信メールの書き出し｜感謝を伝える応用フレーズ
メールやメッセージで返信をするとき、Thank you だけではなく、状況や相手に応じたフレーズを使うことで、より丁寧で細やかな気遣いのできる好印象を印象を与えることができます。
以下では、具体的なシーンに合わせた書き出しフレーズを紹介します。
【返信メールの書き出し】感謝を伝える場合
相手からのメールに対して感謝の意を示すことは、ビジネスコミュニケーションにおいて重要な要素です。
適切な感謝の表現を選ぶことで、相手への敬意を示し、良好な関係を築くことができます。
返信メールの定番として感謝の意を伝える表現ですが、Thank you に一工夫加えることで、丁寧で印象的な書き出しになります。
Thank you for your email regarding [テーマ].
（[テーマ]に関するメールをありがとうございます。）
I appreciate your prompt response to my inquiry.
（私の問い合わせに迅速に対応していただきありがとうございます。）
I’m grateful for the detailed information you provided.
（詳しい情報をご提供いただき感謝しています。）
【返信メールの書き出し】返信が遅れてしまった場合
諸々の事情から、受け取ったメールに対してすぐに返信できないこともあります。
その際は、適切な謝罪の言葉を添えることで、真摯的な対応を示すことができます。
返信が遅れてしまった場合、最初にお詫びを述べることで誠実な印象を与えます。
I apologize for the delay in getting back to you.
（返信が遅れたことをお詫び申し上げます。）
Thank you for your patience while I was reviewing your request.
（ご依頼を確認している間、お待ちいただきありがとうございました。）
Sorry for the delay. I appreciate your understanding.
（遅れてしまい申し訳ありません。ご理解に感謝します。）
【返信メールの書き出し】情報を確認した後の返信
相手から情報を受け取ったけれど、すぐに回答や解決策を提示することができない場合でも、ひとまず受け取ったことを知らせることで、より信頼できる印象を与えられます。
以下のようなフレーズを活用すると、相手の情報を確認したことを知らせ、相手からの情報に基づいて次のアクションを取る予定であることを伝えられます。
I’ve reviewed the details you provided and would like to confirm the following.
（いただいた詳細を確認し、以下の点を確認させていただきます。）
Thank you for the update. I’ve noted the information and will proceed accordingly.
（アップデートをありがとうございます。内容を確認し、適切に対応いたします。）
I appreciate the clarification. Here’s how we’ll move forward.
（ご説明ありがとうございます。それを踏まえた今後の進め方についてお伝えします。）
【返信メールの書き出し】問題解決・フォローアップ
問題解決やフォローアップのメールの場合、適切な対応と迅速なコミュニケーションが重要です。
以下のフレーズを使用することで、問題に対する真摯な取り組みの姿勢を示すことができます。
相手のリクエストや問題に応じて行動したことを伝える書き出しです。
Following up on your request, I’ve taken the following steps.
（ご依頼に基づき、以下の対応を行いました。）
I’ve looked into the matter and here are my findings.
（その件について調査しましたので、結果をお伝えします。）
Thank you for bringing this to my attention. I’ve escalated the issue to the relevant team.
（ご指摘いただきありがとうございます。関連部署に上げました。）
【返信メールの書き出し】親しみのある表現
相手との関係性や状況によっては、フォーマルより少しくだけた親しみのある表現を使うことで、よりスムーズにコミュニケーションが取れる場合もあります。
ただし、いくら長年付き合いのある相手であっても、あくまでもビジネス上の関係であることを意識しながら、カジュアルになり過ぎない表現を選びましょう。
以下に、適度なカジュアルさを出しながらも失礼にならない書き出しフレーズをご紹介します。
I hope this email finds you well.
（お元気でお過ごしのことと思います。）
It was great to meet you at [イベント]. I wanted to follow up on our conversation.
（[イベント]でお会いできて光栄でした。その会話を受けてご連絡差し上げました。）
I hope you had a productive week.
（有意義な一週間を過ごされたことと思います。
まとめ
ビジネスメールの書き方は、単なるコミュニケーションツールの習得以上に、グローバルなビジネス関係を築く上で重要なスキルです。
メールの宛先に合わせた適切な宛名の選び方から、状況に応じた書き出しフレーズ、そして効果的な結びまで、場面や相手に合わせた表現を使い分けることで、より円滑なコミュニケーションが可能となります。
特に重要なのは、相手の立場や書き手との関係性にふさわしいフォーマルさの加減と、明確で簡潔な文章の構成です。
また、タイムリーな返信と丁寧な対応を心がけることで、ビジネス上での信頼度を高めることができます。
この記事で紹介したフレーズやテクニックを活用し、状況に応じて柔軟に対応することで、効果的な英文でのコミュニケーションを実現できるでしょう。
◇経歴（英語を使用した経歴）
1歳から14歳までカナダ・アメリカに滞在
日本に帰国後、国際系の中間一貫校卒
現在は大手日系企業にてAI・IoT等を活用したIT企画を担っており、海外の拠点ともコミュニケーションを取っている
◇英語に関する資格（資格、点数など）
・TOEIC945点
・実用英語技能検定準一級
◇海外渡航経験、渡航先での経験内容（仕事、留学、旅行など）
滞在→カナダ、アメリカ
ホームステイ→オーストラリア
旅行→アメリカ、中国、イギリス
仕事→アメリカ、タイ、インド
◇自己紹介
普段は大手日系企業に勤める傍ら、英語学習、IT、転職など様々なジャンルの記事を執筆するWebライターです。
いわゆる「帰国子女」であり、幼少期から英語を習得していました。
しかし、日本に帰国後は英語での会話機会が少なく、英語力の維持に苦労し、
思うように英語で読み書きができない時期もありました。
その経験から英語学習の重要性に気づき、日々の生活に英語を取り入れる工夫をしています。
読者の皆さまにとって読みやすく、面白いと感じていただける記事を執筆していきたいと思います。
どうぞよろしくお願いいたします！
