英語メールの書き出しから結びまで完全ガイド！シーンごとに例文を紹介 - ネイティブキャンプ英会話ブログ

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英語でビジネスメールを書く際に、多くの方が悩むのが書き出しや結びの一文ではないでしょうか？

「どんな書き出しが適切？」

「この表現は失礼？」

このような疑問は、英語メールの構造や基本ルールを知っておくと解決できます！

本記事では、英語でメールを書く際の書き出しから結びまで使用できるフレーズを詳しくガイド！フォーマル・カジュアルなど場面に応じた表現をじっくりと解説します。

これを読めば、あなたも自信を持って英語でメールを書けるようになりますよ！

英文メールの基本構造を知っておこう！
【送信編】英語メールの書き出し例文集
【返信編】英語メールの書き出し例文集
英語メールを締めくくる結びの例文集
英語でメールを書く際は相手の立場に配慮が必要
英語メールの書き出しと結びをマスターしよう！

英文メールの基本構造を知っておこう！

英文メールの具体的なフレーズを知る前に、まずは英語でメールを書く際のルールを知っておきましょう。英文メールは主に以下の6つの要素で構成されているので、それぞれの役割を知った上で、順序を守ってメールを作成することが大切です。

◾️英文メールの基本構成

1.件名（Subject）
2.宛名（Salutation）
3.導入（Opening）
4.本文（Body）
5.締め（Closing）
6.結辞（Sign-off）

◾️各要素のポイント

要素

作成時のポイント

件名

Subject

・メールの第一印象を決めるため、簡潔で内容を明確に伝える件名を心がける

【例】会議の日程調整：Meeting Schedule Confirmation: [日時]

宛名

Salutation

・相手への敬意を示し、誠実で信頼できる印象を与えるために、相手に応じた丁寧な宛名を使う。

【例】

・フォーマル： Dear Mr./Ms. [Last Name],
・カジュアル： Hi [First Name],

導入

Opening

・相手との関係性を構築し、メールの目的を明確にする役割を果たす
・挨拶や背景を添え、目的を簡潔に伝えられる適切な導入文を選ぶ

【例】

・フォーマル： I hope this email finds you well.
・カジュアル： I wanted to check in regarding...

本文

Body

・主題をわかりやすく整理し、メールの要件を明確に伝える
・簡潔で分かりやすい文章を心がけ、必要な情報を漏れなく含める
・1文1テーマを心がけて、段落を分けると読みやすい

【例】
・初めての連絡：簡単な自己紹介とメールした目的を述べる
・フォローアップ：前回のやり取りや進捗を簡潔に述べる

締め

Closing

・メールの最後に相手への感謝や配慮、次のステップを伝える
・相手のアクションを期待する場合は、具体的な希望を伝えることが重要
・最後は、相手への配慮や感謝で結ぶと好印象

【例】
・確認を促す表現
I would appreciate it if you could confirm by [期限].
（[期限]までにご確認いただけますと幸いです。）
・相手への感謝を示す表現
Thank you for your time and support.
（ご協力とご支援に感謝いたします。）

結辞

Sign-off

・メールの最後には適切な結辞と署名を添えると丁寧な印象を与えられる

【例】
・フォーマル： Best regards, または Sincerely,
・カジュアル： Best, または Cheers,

【送信編】英語メールの書き出し例文集

英語でビジネスメールを書く際に、適切な書き出しを選択することはとても重要です。相手との関係性や状況に応じて、書き方を使い分けましょう。

宛名：フォーマル編

以下は、英語メールで相手に対する敬意を示せる宛名の書き方です。まずは、フォーマルな書き方から学びましょう。

主な英文	使用する場面
Dear Mr. [Last Name],	相手が男性かつ名字が分かっている場合に使用
Dear Ms. [Last Name],	女性宛のメールに使用結婚の有無に関わらず Ms. が無難
Dear Mrs. [Last Name],	既婚の女性に送るメールで使用自身でMrs.と名乗っている場合に限る
Dear Dr. [Last Name],	医師や博士号を持つ相手に使う
Dear [First Name Last Name]	フルネームが分かっている場合に使用するあまり一般的ではなく、ややフォーマルな印象 ※特に親しい場合はファーストネームのみでもOK

宛名：カジュアル編

カジュアルな宛名は、ビジネスでも親しい関係の相手や同僚に対してのメールで使用します。フォーマルすぎないメール表現を選ぶと、より自然にコミュニケーションしやすくなります。相手との関係性に応じて、フォーマルな表現からカジュアルな表現に変えましょう。

主な英文	使用する場面
Hi [First Name],	親しい相手や同僚に使う
Hello [First Name],	フォーマルすぎずフレンドリーな印象になる

宛名：不特定多数・名前が分からない場合

相手の名前が分からない場合や、不特定多数に向けてメールを送る際は、以下の書き方がおすすめです。

主な英文	使用する場面
Dear Sir or Madam,	相手の名前が分からないときのフォーマルな書き方
To Whom It May Concern,	不特定の担当者に向けて送る場合に使用可能

導入：好印象を与える挨拶や相手を気遣う一言

メールで本題を書き始める前に、以下のような相手への気遣いを示す挨拶フレーズを入れると、より丁寧かつ心のこもった印象を与えられます。

英文表現

解説

I hope this email finds you well.

お元気ですか？

・相手の健康や状況を気遣う一般的な表現

・直訳すると、「このメールであなたが元気であることがわかることを願っている」の意味

I trust you are doing well.

お元気でお過ごしのことと思います。

上記より少しフォーマルだが、意味は同じ

I hope you had a great weekend.

素晴らしい週末を過ごせたことを願っています。

・週の初めに使えるフレーズ

・親しみやすさを出したいときに適している

I hope everything is going smoothly with [特定のトピック].

〜についてすべて順調に進んでいることを願っています。

・相手が進行しているプロジェクトや仕事への気遣いを示す

導入：感謝を伝えるフレーズ

以下のようなフレーズを使って相手への感謝を伝えると、より丁寧で礼儀正しく、誠実で信頼ができる印象を与えられます。

英文表現	解説
Thank you for your email. メールをありがとうございます。	相手のメールに対して感謝を示す基本的なフレーズ
Thank you for your continued business. 継続的な取引に感謝します。	「いつもお世話になっております」に近いニュアンスで使えるフレーズ
Thank you in advance for your help. （これからお願いすることに対して）よろしくお願いします	依頼事をした時に、相手に事前に感謝の気持ちを伝える際に使うフレーズ

導入：メールの目的を伝えるフレーズ

相手への挨拶や感謝の次には、以下のようなフレーズを利用してメールの趣旨を簡潔に分かりやすく伝えましょう。

英文表現	解説
I am writing to inform you about [トピック]. 〜についてお知らせするためにご連絡しています。	要件を伝える標準的なフレーズ
I am writing to follow up on [トピック]. 〜のフォローアップで、このメールを書いています。	以前やり取りした内容について、経過確認をするフレーズ
I would like to discuss [トピック] with you. 〜についてあなたと話し合いたいです。	特定のトピックについて相談したい時に適したフレーズ

【返信編】英語メールの書き出し例文集

英語のメールが届いたら、状況や相手に合わせたフレーズで好印象を与えられるメールの返信を目指しましょう。以下では、シーンに合わせた返信用の書き出しフレーズを紹介します。

相手に感謝を伝えるフレーズ

頂いたメールに感謝の意を示すことは、英語でやり取りする際もとても大切なことです。

適切な感謝の表現を選んで、相手への敬意を示し、良好な関係を築きましょう。

以下は、返信メールの定番表現ですが、Thank you に少し工夫することで丁寧で印象的な書き出しになります。

英文表現	解説
Thank you for your email regarding [テーマ]. 〜についてのメールをありがとうございます。	テーマを加えると、何に対しての返信なのかが送り主にわかりやすい
I appreciate your prompt reply. 早急なご返信に感謝いたします。	迅速に返信してくれたことへの感謝を伝えられる
Thank you for reaching out. ご連絡くださり、ありがとうございます。	相手が最初に連絡をくれた場合に使う
I appreciate your prompt response to my inquiry. 問い合わせに迅速に対応していただき、ありがとうございます。	問い合わせ内容を相手が回答してくれた際に使用する
I’m grateful for the detailed information you provided. 詳細な情報をご提供いただき感謝しています。	詳しい情報を共有してもらったときの、お礼として使用する

メールを確認したことを伝えるフレーズ

相手からメールを受け取ったものの、すぐに回答や解決策を提示できない場合は、まずは以下のフレーズでメールを確認したことを伝えましょう。

英文表現

I’ve reviewed the details you provided and would like to confirm the following.

いただいた詳細を確認し、以下の点を確認させていただきます。

Thank you for the update. I’ve noted the information and will proceed accordingly.

アップデートをありがとうございます。内容を確認し、適切に対応いたします。

I appreciate the clarification. Here’s how we’ll move forward.

ご説明ありがとうございます。それを踏まえた今後の進め方についてお伝えします。

なお、以下のように返信予定日を合わせて伝えると、相手の不安を軽減して良好な関係を保ちやすくなります。

英文表現

I will review the information and respond within [日数] days.

内容を確認し、〇〇日以内にご連絡いたします。

I will review the details and get back to you within [日数] business days.

内容をしっかりと確認し、〇〇営業日以内に返信いたします。

上は標準的な表現ですが、よりフォーマルに述べたい場合は下のフレーズを用いるといいですよ！

問題解決・フォローアップを報告するフレーズ

メールで問題解決やフォローアップをする際は、適切な対応と迅速なコミュニケーションが欠かせません。以下のフレーズを使用すると、相手のリクエストや問題に応じて行動したことを伝え、問題へ真摯に取り組む姿勢を示せます。

英文表現

Following up on your request, I’ve taken the following steps.

ご依頼に基づいて、以下のように対応いたしました。

I’ve looked into the matter and here are my findings.

お問い合わせくださった件を調査しましたので、結果をお伝えします。

Thank you for bringing this to my attention. I’ve escalated the issue to the relevant team.

ご指摘いただきありがとうございます。関連部署に提出しました。

返信が遅れたことを謝罪するフレーズ

受け取ったメールにすぐに返信できなかった際は、冒頭で以下の謝罪の言葉を添えましょう。

英文表現

I apologize for the delay in getting back to you.

返信が遅れたことをお詫び申し上げます。

Thank you for your patience while I was reviewing your request.

ご依頼を確認している間、お待ちいただきありがとうございます。

Sorry for the delay. I appreciate your understanding.

遅れてしまい申し訳ありません。ご理解に感謝いたします。

カジュアルで親しみのこもったフレーズ

相手との関係性や状況によっては、少しくだけた親しみのある表現を使うとやり取りしやすくなるケースもあります。

とはいえども、長年付き合いのある相手であってもビジネス上の関係であることを意識することは大切です。カジュアルになり過ぎず、失礼にならない以下のフレーズも知っておきましょう。

英文表現

I hope this email finds you well.

お元気でお過ごしのことと思います。

It was great to meet you at [イベント]. I wanted to follow up on our conversation.

〜でお会いできて光栄でした。またお話ししたく、ご連絡いたしました。

I hope you had a productive week.

有意義な一週間をお過ごしのことと存じます。

英語メールを締めくくる結びの例文集

ビジネスメールは、書き出しだけでなく結びのフレーズも重要です。メール全体の印象を左右するので、相手や状況に応じた適切なフレーズで、誠実で信頼できる印象を心がけましょう。

締め：返信をお願いするフレーズ

メールの最後に相手からの返信を促す際は、以下のフレーズが効果的です。

英語表現	解説
I am looking forward to your reply. I look forward to hearing from you. ご返信をお待ちしております。	相手からの返信を期待するフレーズ
I await your response. ご返信をお待ちしております。（よりフォーマルな表現）	相手からの返信がほしいのを、よりフォーマルに伝える表現
Please let me know if you have any questions. ご不明点がございましたら、ご連絡ください。	気軽に質問してほしいときに使える表現

締め：具体的な行動をお願いするフレーズ

相手に具体的なアクションを依頼する際は、丁寧かつ明確な表現が欠かせません。以下のフレーズを通じて、相手に誠意を伝えるだけでなく、協力をお願いすることもできます。

英語表現	解説
Please let me know a date and time that is convenient for you. ご都合の良い日時を教えてください。	打ち合わせをしたいときに、相手の予定を尋ねるフレーズ
Please review the attached proposal and let me know your thoughts. 添付の提案書を確認し、ご意見をお聞かせください。	提案に対して、相手の意見を求めるフレーズ
Your assistance is greatly appreciated. ご支援を賜り、深く感謝申し上げます。	フォーマルに協力への感謝を伝えつつも、依頼内容を強調できるフレーズ

締め：感謝の気持ちを伝えるフレーズ

感謝を添える表現を結びに添えて、誠実な印象を与えましょう。相手に感謝を伝える結び方は以下の通りです。

英語表現	解説
Thank you,	シンプルに感謝を伝える表現
Many thanks,	感謝の気持ちを強調したカジュアルな表現
Thanks and regards,	丁寧に感謝の気持ちを伝える表現

結辞：フォーマル編

最後に、フォーマル度合いに応じて以下の結び言葉を使用しましょう。状況や相手に応じて、適切な表現を選ぶことが重要です。

フォーマルな結び言葉	解説
Best regards,	・一般的な丁寧な結び言葉・フォーマルな場面で幅広く使える
Kind regards,	・Best regards より少し柔らかい印象
Yours sincerely,	・非常にフォーマルな結び言葉・“Dear Mr. Smith”のように、宛名で名前を指定した場合に適している
Yours faithfully,	・宛名が“Dear Sir / Madam”や“To Whom It May Concern”の場合に使用する

結辞：カジュアル編

以下のカジュアルな結び言葉は、親しい関係の相手や同僚とのコミュニケーションに向いています。比較的親しいからといって、油断は禁物！カジュアルに話せる相手であっても、ビジネスメールでは結び言葉も忘れず添えましょう。

カジュアルな結び言葉	解説
Best,	シンプルでカジュアルだが、適度にフォーマルな表現
Cheers,	非常に親しい間柄で使う結び言葉特にイギリス英語圏でよく使われる
Take care,	親しみやすく、相手を気遣うニュアンスがある表現
Warm regards,	親しい相手に対して、少し温かみを持たせたいときに使います。

英語でメールを書く際は相手の立場に配慮が必要

これまで見てきたように、英語でビジネスメールを書く際は、相手の立場や状況に合わせて表現を選ぶことが大切です。

例えば、上司や取引先へのメールでは、フォーマルなトーンを心がけ、敬意を示しましょう。また、長いメールや挨拶文は避けて、簡潔な表現で要点を伝えることが大切です。

一方、同僚やチームメンバーへのメールでは、場合によってはカジュアルな表現も可能です。協力を依頼する場合は、以下のように「理由」や「具体的な依頼内容」を明確に記載しましょう。

I would appreciate it if you could help me gather data for the next meeting.

次回の会議のためにデータ収集をサポートしてくれるととても助かります。

Let me know if you need any support on this.

この件に関してサポートが必要な場合はお知らせください。

以上のように、柔らかいトーンを心がけると良いですよ！

また、初めて連絡する相手には、以下のように簡潔に自己紹介をした上で、連絡した目的をはっきりと述べましょう。

My name is [Your Name] and I'm the [Your Title] at [Your Company].

私は[名前]で、[会社名]の[役名]です。

紹介者や共通の背景がある場合は以下のように記載するのがおすすめです。

I was referred to you by [紹介者の名前].

私は〇〇からあなたを紹介されました。

なお、クレームや問題解決では感情的な表現は避け、冷静かつ論理的な文面が効果的です。

問題を明確に述べ、具体的な解決策や対応を提案しましょう。

I would appreciate it if you could address this issue by [期限].

[期限]までにこの問題に対処していただければ幸いです。

このように締切設定も忘れずに！

相手の立場や状況に応じて、文面を調整してくださいね！

英語メールの書き出しと結びをマスターしよう！

英語で適切なビジネスメールを書くことは、世界中の相手とビジネス関係を築く際に重要なスキルとなります。本記事で紹介した書き出し・結びのフレーズを使い分けることで、相手に好印象を与える英文メールを書けるようになりましょう。特に重要なのは、相手との関係性に相応しいトーン、簡潔でわかりやすい文面、迅速・丁寧なコミュニケーションを心がけることです。

まずは定番フレーズを取り入れて、徐々に表現のバリエーションを増やしていきましょう。英語のメールでコミュニケーションを重ねることで、ビジネスチャンスを広げられるはずですよ！

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