送り状を英語で書けますか?

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こんにちは。オクラっ子です。

今回のトピックは「送り状」

しかし「送り状」と言われると、いくつか種類がありますよね。

荷物を送る際にお届け先などを記入する「送り状」、また履歴書やビジネスの場での書類などを郵送する際に書類の内容を分かりやすく書き記したもの。

そして輸出者が輸入者に向けて送る、出荷案内書や請求書に添える文面のことを言います。

この「送り状」ですが日本語で記入する場合でも、割と難しく、内容に困ってしまいますよね。

海外でも同様、生活していると、送り状を書く機会というのは出てきます。

今回は請求書に添える「送り状」、また、ビジネスで使える「送り状」を書く際の表現に内容を絞り、例文などを交え、ご紹介していきます!

「送り状」は英語で

上記でも述べた通り「送り状」には2種類のものがあります。それぞれ英語での表現も違いますので、別々に見ていきますね。

◯荷物を送る際の「送り状」

これは荷物を送る際にお届け先や依頼主の連絡先や住所、中身の品名を記入するものです。

これは英語で、 “invoice” と言います。

“delivery invoice”
(配送用送り状) と表すこともあります。

make an invoice 「送り状を作る」

◯書類などを送る際の「送り状」

履歴書や職務経歴書を郵送する際に、書類の内容をわかりやすく記したもの。添え状や送付状と同意です。

こちらは英語で、 “letter of transmittal” と言います。

“transmittal”が名詞で送信という意です。また”transmittal letter”と表すこともあります。

送り状に使われる内容

ここでは、実際に請求書を送る際に添える「送り状」の書き方例をご紹介します!

添える請求書の内容などによって、もちろん文面も変わってきますので、参考として読んでみてください。

Dear Mr. Mark,

Thank you so much for your order (QAZ1) made on August 10, 2019.
We have enclosed an invoice, so please find it attached.
If you have any problems or questions, please let us know as soon as possible.

Kind regards,
Ayako Hayashi

~訳~
マーク様

2019年8月10日付の商品番号QAZ1のご注文ありがとうございます。
請求書を同封していますので、ご確認お願い致します。
もし何か質問や問題がありましたら、出来る限り早くお知らせください。
よろしくお願いいたします。

林綾子

上記のように請求書に添える「送り状」の場合は、まず相手方の名前、そして何に対する請求書であるのかを記載します。

そして支払いの必要があれば支払いのお願い、そして取引のお礼などは失礼の無いよう、しっかり添えるようにしましょう。

ひとつこのような文章のテンプレートを作っておけば、少し内容を変更するだけで、様々なシチュエーションで使用することが出来ます。

ぜひ参考にしてみてください。

メールでの送り状に使われる表現

では、請求書などに添える送り状で使える文章例をいくつかご紹介します!

上記の「送り状に使われる内容」で述べた文章に書類や請求書の種類によって、また必要に応じて以下の表現を追加すると、より相手に詳しく伝わるようになりますので、ぜひ参考にしてみてください。

〇件名

・Invoice for service on March 10.
3月10日付のサービスについての請求書

・Invoice for order number A-123.
注文番号A-123に対する請求書

〇本文で使われるフレーズ

・取引先のお礼
Thank you for your order on August 10th.
8月10日のご注文ありがとうございます。

・請求書の確認や依頼
Please find attached our billing statement.
添付されている請求書をご確認ください。
※attach 添付

・郵送で送る時
We are enclosing an invoice.
請求書を同封しています。

Please find the enclosed invoice for the goods ZAQ.
同封されている商品ZAQの請求書をご確認ください。
※enclose 同封

・入金のお願い
Please remit the billed amount to the bank account written on the invoice.
請求書に記載されている銀行口座に入金をお願いします。

After receiving payment in full, we will dispatch the products ordered.
支払いが完了次第、注文された商品を発送いたします。

ビジネスでの送り状文章例

ここでは、ビジネスの場で企画案や契約書などを送る際に添えられる送り状の文章例をご紹介します。

・If you have any problems with the draft, please let us know as soon as you can.
もし草案に何か問題がありましたら、至急連絡ください。

・If you accept our draft, we will promptly send you our formal agreement.
草案を受け入れて頂けましたら、正式な契約書をすぐにお送りします。

・Thank you for confirming the content of the draft contract.
契約書草案の内容をご確認頂き、ありがとうございます。

・If there are any misunderstandings or questions in this contract, please let us know as soon as possible.
契約に間違いや質問がありましたら、至急ご連絡ください。

・I’m sorry to trouble you, but upon receiving the contract, could you please inform us that you have indeed received it.
契約書を受領されましたら、お手数ですがご連絡をお願いします。

◯友好の言葉として添えられる例文

・It’s our hope that we may continue to do business together for years to come.
今後とも末永くお付き合いが続きますよう願っております。

・We sincerely hope that this will be the start of a long-lasting business relationship.
これをご縁として末長いお付き合いとなりますよう願っています。

I sincerely hope that we can work together for the development of both parties.
双方の発展のため協力しあえる関係になりたいと、切に希望しております。

ビジネスで送る「送り状」には上記の「友好の言葉として添えられる例文」を一言添えることで、自分に会社を慕ってくれているんだなと感じることが出来、相手に好印象を与えることが出来ます。

また、ビジネスの場では、言葉遣いや文章の形が丁寧でなくては、失礼に当たります。

また、送り状をきちんと添えていることで、常識のある人なんだなという印象を相手に与えることが出来ます。

上記の文章を参考に、ぜひ送り状を作成してみてください。

請求書を書くときのコツ

上記では、請求書に添える「送り状」の表現や、ビジネスの場での「送り状」の英語表現をご紹介しました。

もちろん「送り状」だけでなく、本来の目的である請求書を英語で書く際にも注意すべき点や書き方というのはあります。

ここでは、そんな請求書を書く際のコツや書き方をご紹介します。

1.“title” タイトル

まず、相手に届けている書類が何であるかを示すためには、タイトルが必要ですよね。

必ず請求書を書く際には、いちばん上にこの書類が「請求書」であることを明記しましょう。

請求書は “bill”
“invoice” と表現されます。

“bill”→特に電気代、ガス代、クレジットの請求書など日常でよく目にするもの。

“invoice”→納品されたものや行った仕事に対して使うことが多く、ビジネスの場でよく使われる。送り状も同様“invoice”と表現されますよね。

2.“invoice number” 請求者ナンバー

多くの請求書には、請求書ナンバーがあります。

請求書に関する問い合わせをする際や、また問い合わせを受ける際などに役立つものです。

3.“company name” 会社名

自社の名前とその下に住所、電話番号などの連絡先を記入します。

何か問題や間違えがあった時に、連絡ができるよう担当者名も記載しておきましょう。

4.“bank details” 振込先の詳細

銀行振込などで支払いを行う際に必要な情報です。

口座番号
bank account number

口座名義
bank account name などが必要になります。

5.“customer name”お客様の名前

お客様の名前や、取引先の会社名を記入しましょう。

株式会社にはCo.,LtdInc を一緒に表記します。

6.“date” 日付

請求書の発行日を記載しましょう。

イギリス式であれば、「日、月、年」の順

アメリカ式であれば、「月、日、年」の順 で書きましょう。

7.“payment deadline” 支払い期限

双方で決めた支払い期限を明記しましょう。

8.“description” 明細

単価“cost”や個数“quantity”を商品ごとに記載し、最後にトータルの請求額を明記しましょう。

上記のことをしっかりおさえておけば、請求書に必要な情報、書かなければいけないものはばっちりです!

日本語で書く際も英語で書く際も共通のものになりますので、ぜひ参考にしてみてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

日本に住んでいると、なかなか英語で請求書や送り状を書く機会はないかもしれませんが、海外で生活や仕事をしていると必ずと言ってもいいほど目にします。

書き方や英語での文章表現を頭に入れておいて損はないですよね。

上記で紹介した分は、決して送り状を書く時のみに使う表現ではなく、ビジネスの場での会話などでも使える表現となっています。

ネイティブキャンプは、日常的な会話だけでなく、ビジネスに特化した教材も多数ご用意しています。

普段上記の表現を使うことがあまりない方でも、ぜひその教材を使ったクラスなどで使ってみてくださいね。

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