ビジネスシーンで欠かせない「日程調整」。クライアントとのやりとりや社内での会議設定など、ほとんど毎日日程調整をしている、という方も少なくないのではないでしょうか。
そんな日程調整にまつわる英語表現をみなさんは知っていますか？今回の記事では、「相手のスケジュールを確認する」「自分の日程を伝える」「日程を変更する」「予定をキャンセルする」など、日程調整で発生する状況別に、便利なフレーズを例文を用いてご紹介します。
また、あわせてメールで日程調整をするときに便利な表現や、わかりやすい件名などについても解説しています。
お仕事で英語を使って日程調整をする必要がある方は、ぜひ、参考にしてみてくださいね。
相手のスケジュールを確認する
日程調整の基本中の基本が、「相手のスケジュールを確認する」ことです。自分のスケジュールに余裕があったり、候補日が決まっておらずざっくりと相手の予定を知りたい場合は、「いつご都合がよろしいでしょうか？」を「available（空いている、余裕がある）」「convenient（時間がある人に対して）都合がいい」「suitable（適した）」などの単語を使って尋ねましょう。
例文：
When would be your available date?
（何日がご都合よろしいでしょうか？）
→dateをtimeに変えて都合の良い時間を聞くこともできます。
Could you please let me know your availability?
（ご都合を教えていただけますでしょうか？）
When will it be convenient for you?
（いつがご都合よろしいでしょうか？）
What time is convenient for you?
（いつがご都合よろしいでしょうか？）
When would be suitable for you?
（いつがご都合よろしいでしょうか？）
Please give me some time slots of your availability.
（ご都合がいい時間帯を教えてください）
→「time slot」で「時間帯」を聞くことができます。
自分の日程を伝える
続いて、自分の日程がある程度決まっており、都合が良い／悪いことを表現したいときに使えるフレーズをご紹介します。また、相手から自分の予定を聞かれたときにも使えます。
たとえば、先ほどのように「available（空いている、余裕がある）」を使っても良いです。また、忙しいときは「busy（忙しい）」や「tight（キツイ＝忙しい）」を使うことができます。都合がつかないときには文頭に「I’m afraid（すみませんが）」と付け加えると丁寧です。
例文：
I’m afraid my schedule is not available on that day.
（申し訳ありませんが、その日はスケジュールが埋まっています（余裕がありません）。）
I’m afraid my schedule is a bit tight on that day.
（申し訳ありませんが、その日はスケジュールが少しタイトなのです。）
I’m available on Wednesday.
（水曜日は空いています。）
I’m available anytime after 3 pm tomorrow.
（明日の午後3時以降でしたらいつでも空いています。）
I will adjust my schedule to accommodate yours.
（あなたのご予定に合わせて調整します。）
I will adjust my schedule to match yours.
（あなたのご予定に合わせて調整します。）
→下2つの例文は、自分のスケジュールに余裕があり、相手に合わせて柔軟に対応できる場合に使えます。
日程を変更する
一度決めたスケジュールを変更したいこともあるでしょう。相手も決まっていた日程に合わせて別のスケジュールを組んでいる可能性がありますので、変更するときには謝罪の言葉を一言付け加えましょう。また、日程の変更が必要になった時点ですぐに相手に連絡しましょう。
例文：
I’m afraid I will readjust the meeting schedule.
（申し訳ありませんが、会議のスケジュールを再度調整します。）
I will let you know as soon as we fix the schedule.
（スケジュールが決まり次第ご連絡します。）
I’m sorry but could we change the meeting date from the 10th to the 15th, please?
（申し訳ございませんが、ミーティングの日にちを10日から15日に変えることはできますか？）
I'm going to have to postpone our meeting tomorrow.
（明日のミーティングは延期しないといけません。）
I need to ask you to reschedule our plan because of a meeting.
（会議が入ってしまったため、予定を変更できるかおうかがいしたいです。）
Could we move up the meeting by 30 minutes?
（ミーティングを30分早めることは可能でしょうか？）
→予定を早めたいときには「move up（前に進む）」という表現が便利です。
Would it be possible to push back the meeting by 30 minutes?
（ミーティングを30分遅らせることは可能でしょうか？）
→予定を遅らせたいときには「push back（うしろへ押す・うしろにずらす）」という表現が便利です。
予定をキャンセルする
一度決めた予定を別の日に動かすこともできず、どうしてもキャンセルしなければならないこともあるでしょう。なお、都合がつかないとわかった時点で早めに相手にそのことを伝えましょう。
例文：
I’m very sorry but I would like to cancel our meeting on Friday, please.
（大変申し訳ございませんが、金曜日のミーティングをキャンセルしたいのですが。）
I’m afraid I won’t be able to make it to the meeting on 25th of November.
（大変申し訳ございませんが、11月25日の会議に出席できません。）
Unfortunately, I can not make the meeting tomorrow.
（申し訳ございませんが、明日のミーティングには行けません。）
I am very sorry, I have to cancel tomorrow’s meeting because something urgent has come up.
（大変申し訳ございませんが、急用のため、明日のミーティングをキャンセルしなければなりません）
→「用事ができた」は「something came up」で表現することができます。「急用」「重要な」というニュアンスを付け加えたいときには、「something important/urgent has come up」と表現すると良いでしょう。
メールで日程調整する
続いて、メールで日程調整をするときに便利な表現やわかりやすい件名についてご紹介します。ビジネスメールの文面は、ダラダラと長く書かずに、ポイントを絞って簡潔に表現しましょう。
日程調整の時の件名
ビジネスでは、一日にたくさんのメールのやりとりを行うことが多いです。そのため、大切な日程調整のメールがほかに埋もれてしまわないよう、件名は一目見て日程調整だとわかるものにするのがポイントです。
例：
Meeting with Mr. Smith
（スミスさんとのミーティング）
Online Meeting regarding next project on the 10th
（10日の次のプロジェクトに関するオンラインミーティング）
Meeting to decide the budget
（予算を決めるためのミーティング）
Request to set up a meeting
（ミーティング設定のお願い）
Weekly project meeting request
（週例プロジェクトミーティングのお願い）
Urgent: Request for a meeting
（至急：ミーティングのお願い）
Urgently requesting a meeting
（至急のミーティングのお願い）
Please reply to: Schedule a meeting
（ご返信ください：ミーティングの設定）
Requesting to schedule a meeting at your earliest convenience
（ご都合に合わせたミーティング設定のお願い）
Requesting a meeting at your earliest convenience
（ご都合に合わせたミーティングのお願い）
候補日を提示する
自分の都合が付く具体的な候補日を提示して、相手の都合が付くかどうか知りたいときには、以下のように尋ねてみましょう。
例文：
I would be available on the following dates;
- Fri 4 November
- Mon 7 November
- Tue 8 November
Could you let me know your availability please?
（私の都合が付くのは以下の日にちです
11月4日（金）
11月7日（月）
11月8日（火）
ご都合を教えていただけますでしょうか？）
日程調整の英語表現 まとめ
いかがでしたか？
今回は、日程調整の英語表現について、「相手のスケジュールを確認する」「自分の日程を伝える」「日程を変更する」「予定をキャンセルする」など状況別に例文を用いてご紹介しました。あわせてご紹介したメールでの日程調整に便利な件名や候補日の提示など、ぜひ覚えて使ってみてくださいね。
日程調整はビジネスシーンで頻繁に使われるほか、家族や友人とちょっとした予定を合わせたいときにも行います。「日程を調整するだけ」といえばシンプルですが、間違えてしまうと仕事などに大きな影響が出てしまいます。正しい表現を使うことで、しっかりと相手と意思疎通できるようになるでしょう。
また、今回学んだ日程調整の英語表現について、「もっと詳しく学習したい」「ネイティブは日程調整をするときにどのようなフレーズを使っているのか知りたい」という方は、ぜひネイティブキャンプのオンライン英会話レッスンを試してみてください！レッスンでは、ネイティブ講師とマンツーマンで話すことができます。日程調整についてのさまざまな疑問を投げかけてみるのも良いのではないでしょうか。ぜひ、みなさんの英語学習にレッスンをフル活用してくださいね。
◇経歴
新卒入社した会社ではオーストラリア人上司のもと働いた経験があります。
海外クライアントとのメールや電話でのやりとりは日常茶飯事でした。
現在はWebライターのほか、英日翻訳者としても仕事をしています。
◇資格
TOEIC、TOEFL、IELTSなどの受験経験あり
◇海外渡航経験
学生時代にイギリス留学を経験したほか、アジアを中心にさまざまな国に旅行に行ったり、フィールドワークをしたりしました。
フィールドワークでは英語を使ってインタビューをした経験もあります。
2019年よりイギリス在住で、現在は毎日英語を使っています。
◇自己紹介
子どものころはアメリカ人の先生の英会話教室に通い、大学ではイギリス留学を経験、新卒入社した会社ではオーストラリア人上司を持つなど、英語とは色々な接点を持ってきました。英語はもっぱらリーディングが得意で、毎日洋書を読んでいます。よろしくお願いします！
I took a Bachelor of Science degree in Mathematics where my problem-solving and critical-thinking skills were honed. I have worked as a trainer in a government office, which has helped me to develop my communication and intrapersonal skills. My hobbies are reading, listening to music, and cooking. After joining NativeCamp, I acquired 2 years of teaching experience. Currently, I am involved in content production in the Editing Department.
