【ビジネス英語】挨拶、自己紹介、引き継ぎを完璧に!英文メールのポイント

最終更新日:2019-02-24

ポストと手紙

ビジネスの場では、どんな場合でも挨拶や自己紹介はつきものです。その重要性は日本でも海外でも変わりません。また、自分の仕事を誰かに引き継ぐ時に、取引先にその旨を伝え、お客さまに対して簡単な後任者の紹介というのも重要ですよね。

そういったことがスラスラとできるようになれば、「ビジネス英語ができる」と言ってしまっていいでしょう。

そこで今回は、英語のビジネスメールの書き方のポイントについて、役立つ例文集をご紹介していきたいと思います。

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ビジネスにおける挨拶の重要性

ビジネスマンが握手

冒頭でも触れたとおり、ビジネスにおいては挨拶というのはとても重要です。たとえまだまだ英語に自信がなくて、ビジネスレベルで英語が使えるようなレベルではないという場合でも、英語を使うことがあるような職場なら、挨拶くらいはスラスラと言えるようになっておきたいものですよね。

ビジネスの場であっても、はじめての挨拶はカジュアルシーンとそこまで変わりません。

取引先の企業に初めて行く時や、カンファレンスなどで出会った外国人に挨拶をする時などは、このような流れであいさつをします。

Good afternoon. 
「こんにちは」

My name is Taro Yamada. 
「私の名前は山田太郎です。」

It’s nice to meet you. 
「お会いできて嬉しいです。」

Good afternoon.の部分は、シチュエーションに合わせて朝ならGood morning、夜ならGood eveningにしましょう。時間的に微妙な場合は、Helloでも構いません。相手の名前をすでに知っている場合は、Good afternoon, Mr. Green.などのように、名前までつけてもいいでしょう。

ビジネスの場における自己紹介シーンで、自分の名前を名乗るときには、My name is を使うようにしてください。

相手が自分のことについて、どこの会社から来ているのか知らないという場合には、会社名も合わせて名乗ります。

My name is Taro Yamada from ABC company. 
「私(の名前)はABC社の山田太郎です。」

My name is Taro Yamada, the manager of the sales department for ABC company.
「私はABC社営業部、部長の山田太郎といいます。」
部署名と役職も合わせて伝えるとより丁寧ですね。

日常英会話でもよく使う定番フレーズ、Nice to meet you.というのは、実は It’s nice to meet you. の略です。ビジネスシーンでは、あまり略をせずに話すのが礼儀ではありますが、Nice to meet you.に限っては、略してしまっても問題ありません。

他にもこんな言い方ができます。

It’s a pleasure to meet you.
I’m pleased to meet you.

すべて、お会いできて嬉しいですというような意味になります。

強調するために、It’s very nice to meet you.や、It’s a great pleasure to meet you.のように、強調する言葉をくっつけることもあります。

自己紹介の基本フレーズを自分に置き換え、頭に叩き込んでしまいましょう。
海外のお客様とはスムーズなビジネスは行うためには、例えあなたに通訳がつくような役職であっても、挨拶くらいは自信をもって英語でできるようになっておくと、好印象をもってもらえるでしょう。

ちなみに、一度会ったことがあって再会したような場合の挨拶だと、このような感じです。

Hello Mr.Green, how are you? 
「こんにちは、グリーンさん。お元気ですか?」

It’s nice to see you again. 
「またお会いできて嬉しいです。」

“It’s nice to”の部分を、上記の”It’s a pleasure to”や、”I’m pleased to”に変えても不自然ではありません。

メールで挨拶をする場合

メール、挨拶、パソコン

実際に相手と対面する場合の挨拶は上記の通りですが、メールの場合も書き出し部分で挨拶をするのが自然です。
メールの場合は、初対面の相手よりも既に面識のある相手に送るケースの方が多いため、それ相応の挨拶文を考えなければなりません。

では早速、そういったメールの文例を見てみましょう。

Dear Mr. Green,

Hello, I am Taro Yamada from ABC company. We met each other at the meeting last week at your office.

I am writing you in regards to our new promotion that I mentioned the other day. Please see the attached file for further information.

Should you have any questions, please feel free to contact me.

It would be a great pleasure to do business with you.

Thank you very much for your time.

Yours sincerely,

Taro Yamada

日本語訳は下記になります。

グリーン様

私はABC社の山田太郎です。先週の御社でのミーティグでお会いしました。

先日お話しした弊社の新しいプロモーションについて連絡させて頂いております。より詳しい情報は、添付ファイルをご覧ください。

もし万が一何かご質問があれば、いつでもご連絡ください。

一緒に仕事ができれば幸いです。

お時間をとっていただきありがとうございます。

山田太郎

【ポイント】
日本語のビジネスメール同様、本文の書き出しは宛名から始めます。

敬称は男性であれば”Mr.”、女性であれば”Ms.”を使います。
“Miss.”と”Mrs.”は既婚かどうかを強調した表現であり失礼に当たるためビジネスの場では滅多に使われません。

【ポイント】
一度会っているなら、My name is より、I am を使用する。

やり取りの都度名乗る必要はありませんが、会って間もない相手や久しぶりに連絡をする相手の場合は、どこの誰なのかを冒頭で書きましょう。
あとはメールをした目的を書き、簡単な挨拶で締めて終わりです。

【ポイント】
“Yours sincerely,“などの結びの言葉を忘れない!

ビジネスの場では、Best regards,という言葉もよく目にしますが、これはもう少しカジュアル寄りの言い方になります。

このメールで気になるのがShould you have any questions…”の部分ではないでしょうか。あまりフォーマルな英語を見たことがない人は、初めて見る表現かもしれません。

これは、”If you have any questions…”と意味は同じで、文頭に持ってくる定型表現です。ただし、とてもビジネス的でフォーマルな言い回しになります。あまり面識のない相手や、かしこまる必要のある相手には積極的に使ってみましょう。

メールで引き継ぎをする場合

画像、メール、パソコン、ビジネスマン

さて、今まで取引をしていた他社の担当者に、自分の後任者を紹介するような、いわゆる「引き継ぎ」をするときにはどういったメールにするべきでしょうか。

まずはメール例を見てみましょう。

Dear Mr. Green,

Hello Mr. Green, I hope everything goes well with you.

I am writing you to inform that I will transfer to Osaka from next month. I very much appreciate your support ever since we started business.

I would like to introduce Ms. Hanako Suzuki to you who is going to take over my job from next month. She has been doing the same job as mine in another team here for more than 3 years, therefore she is used to the business.

I have copied her on this mail so you can add her email address. Also, she is going to write to you to introduce herself shortly.

I would like to thank you again for everything. I wish you all the best.

Best regards,

Taro Yamada

日本語訳は下記になります。

グリーン様

グリーンさん、こんにちは。全て順調にいっていますか。(全て順調だと願っています。)

来月から大阪に転勤になるので連絡いたしました。取引を始めさせていただいてから、これまで大変お世話になり感謝いたします。

来月からの私の後任である鈴木花子さんを紹介させて頂きたいと思います。彼女は、当社の他のチームで私と同様の仕事を3年以上しているので、この分野については慣れております。

CCに彼女を入れておりますので、よければEメールアドレスをご追加ください。また、近々彼女からも、あなたにご挨拶のご連絡が入ります。

改めて、今までどうもありがとうございました。ご多幸をお祈りします。

山田太郎

こういった感じでしょうか。

【ポイント】
お礼の文章はシンプルでOK!

Thank you very much for everything. だけでも十分に伝わります。
また、「引き継ぎ」に当たる部分は、take over one’s jobの部分です。文中だと、take over my jobとなっていますが、これは鈴木花子さんが山田太郎さんのお仕事を引き継ぐという意味になっています。

慣れないうちは、この表現を定型文としてそのまま使ってしまうといいでしょう。

【ポイント】
お客さまとの関係性によって結び語を変える

ちなみに、ここでBest regards,となっているのは、今まで長い間連絡をかわしてきた取引先で、それなりに知っている仲だと予想されるからです。どの程度カジュアルにするかは、それまでのお互いの接し方で判断するようになります。

メールの場合の注意点!

重要と書かれたえんぴつの文字

【ポイント】
ビジネスシーンのメールでは、I am を I’m のように省略形を使わない。

ここでのうっかりは要注意です。上記メール例でも、「I'm → I am」「I've → I have」と省略しない形になっています。

社内メールで同僚宛てなどなら、省略形を使ってしまっても構いません。しかし、社長など、自分よりもずっと位が上の人に対しては、やはり省略形を使ってしまわないように気をつけてください。

英語は日本語の敬語ほどかしこまるようなことはありませんが、やはりそれなりのルールは存在しています。

【ポイント】
何かを依頼するときには、”Could you …?”の形で。

直接的に「〇〇をしてください。」という言い回しではなく「〇〇をしていただけますか?」のように言います。

【ポイント】
相手への許可を求めるときは、”I would like to ….”を使って表現する。

「〇〇させていただきたいのですが」という言い回しですね。

これは、会話の場合でも同じことですが、メールや電話の方がより重要視されます。
何故なら、メールや電話のように送り主の顔が見えない状況では、「あなたの英語がつたないために失礼な対応になってしまったのだ」ということが相手に伝わらないからです。

こちらとしては必死に英語でやりとりしようとしているにもかかわらず、英語力不足ゆえに悪いイメージを持たれてしまったら悲しいですよね。

ですから、メールを書いた後は、一旦不躾な表現を使ってしまっていないかを内容をチェックしてから送りましょう。話すときと違い、メールでは英文を書くのに考える時間も確認する時間もあるので、失敗も少なくなります。

今回紹介したこの数ポイント抑えるだけで、英語でのビジネスメールの心象がぐっと良くなるはずです!

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