貿易事務のしくみとビジネス英語表現を学ぶ

trade

貿易事務の仕事は国内取引とは違い、海外との取引によって生じる輸出入業務のことを言います。

そのため、貿易に関わる会社はメーカーや商社をはじめ、

銀行

保険会社

通関業者

船会社

航空会社

行政機関

など多岐にわたります。

 

取引準備としてまず市場調査を行います。

これは相手国に関する一般情報(社会情勢、インフラ、制度、通貨、リスク等)と商品に関する情報(市場規模、流通経路、競合他社等)を調査することです。

輸入業務の場合、市場調査に加えて国内市場のマーケティング商品計画:Product、価格設定:Price、流通経路:Place、販売促進:Promotion)活動が必要となってきます。

 

市場調査で取引相手先を探した後は信用調査を行い契約締結となります。

そのときに必要なのが英文で契約書等のビジネスレターや書類を作成する能力です。

契約締結後は、

船積予約

保険手配

貨物搬入

通関

船積

などの輸送手続きに入り、それから代金の決済が行われます。

今回はこういった貿易のしくみとビジネス英語についてご紹介していきます。

 

 

貿易関係等の資格と英語力

貿易関係の資格各種と必要な英語力について

貿易実務とは、前述したように海外との輸出入業務のことです。

海外との取引のため語学力があることは前提条件となります。

それに加えて貿易に関する幅広い知識とスキルが要求されます。

具体的に言えば、

マーケティング力

輸送機関の選定・手配

海上保険

通関

外国為替の知識

などです。

こういった仕事に就きたいと考えている人は、貿易実務検定通関士、英語やビジネスに関わる資格を取得すると企業から歓迎されるでしょう。

 

国際的な仕事に通用する英語力と資格一覧

英語力が上がれば貿易事務のほかにも職業の選択が広がります。

英語を生かせる仕事はさまざまありますが、大きくわけて一般企業で英語を生かした仕事に就く、あるいは英語力が必要な専門的な仕事に携わることになります。

 

一般企業で英語力を生かした仕事

日系企業:
日本の一般企業で貿易事務などの英語力を生かした仕事に就きたい場合、TOEICだと最低でも600点以上が要求されますが、有名なトップ企業になると採用時に必要なTOEICスコアが高くなる傾向があります。

日系企業で働く場合、必ずしも英語力は必須ではありませんが、英語ができる人材は高評価を受けます。

そのため、就職や転職活動を行う際には英語の資格があると採用に有利となるでしょう。

 

外資系企業:
企業や職種、ポジションによって英語のスキルは異なりますが、外国人社員が多く社内での公用語も英語だったり、海外とのやり取りが頻繁です。

そのため、英文事務の仕事は英語力があるのは必須となります。

そのため、TOEICのスコアは700点以上、英語を使った重要なポジションに就きたい場合は800点以上が目安となります。

実際の仕事では、日常的にメールや資料作成、電話などを英語でこなす必要があります。

 

英語力が必要な専門的な仕事

通訳や翻訳:
分野にもよりますが、一般的に高度な専門知識と語学力が必要な仕事となります。

語学が得意でも微妙なニュアンスを理解するためには他国の文化や専門的な知識が必要となるため、語学力を高めながら専門知識を習得する必要があります。

しかし最近では、比較的専門性の低い翻訳の仕事も増えています。

 

英会話・英語講師:
子供から大人まで幅広い年齢層を対象にし、英語で対話を行うのが英会話講師の仕事となります。

自然な英語でネイティブレベルのコミュニケーション能力が求められます。

英語講師は中学校や高校などの教育機関で文法などの知識を教える仕事になります。

そのため、英会話講師と英語講師では求められるスキルや能力が異なります。

 

上記の他にも
通訳案内士

空港のカウンター業務

フライトアテンダント

ツアーコンダクター

ホテルスタッフ

留学カウンセラー

海外の買い付けバイヤー

などさまざまな職種があります。

その他にも
特許事務所

英文記者(新聞や速記)

英文ライター

通関士

公認会計士

国際法務

国際弁護士

コンサルタント

パイロット

入国審査官

航空管制官

などがあります。

貿易関係の仕事に有利な資格

・貿易実務検定
(A~C級の3つのレベルに分かれた貿易実務に関する資格試験)

・日商ビジネス英語検定
(1~3級の3つのレベルに分かれ、ライティング重視の資格試験)

・通関士
(貿易、物流業界の国家資格で、通関手続きの書類審査を行う専門家)

 

仕事に有利となる英語の資格

・TOEIC
(990点満点中、600点以上は必須で700点以上あると更に評価が上がります)

・英検
(1級~5級まで7つのレベルに分かれ、履歴書に書くには2級以上が必要)

・国連英検
(特A級~E級まで6つのレベルに分かれ、国際理解や時事問題の知識もつく)

・TOEFL
(外資系企業で評価基準となり、アメリカ留学の語学力証明になっている)

・IELTS
(TOEFLと同様で、こちらはイギリス留学や海外永住申請の証明書となる)

 

貿易のしくみとビジネス英語 

貿易のしくみとビジネス英語の鍛え方 

貿易のしくみは、まず市場調査で取引相手先を探して信用調査を行い、輸出者と輸入者が諸条件を決めて売買契約を結びます。

契約交渉時の流れは下記の通りとなります。

また、海外との取引は国や地域によって貿易のルールや商習慣が違うため、トラブルが起こりやすくなりますので、国際的な取り決め(インコタームズ)が設けられております。

そのため、貿易に関する国際的なルールを理解しておくことが必要になってきます。

 

契約交渉

①売込みレター(Proposal):
取引先に対し自社の会社概要、商品の明細等を含んだ売込み

②引合いレター(Inquiry):
売込みレターに対しての回答(輸入者)

③売申込書(Selling Offer):
具体的な取引条件を提示したレター

④反対申し込み(Counter Offer):
売込みに対して、逆に条件を提示するレター(輸入者)

⑤承諾(Acceptance):
条件を承諾する内容のレター

⑥売買契約書(Contract):
双方が契約を締結し、合意内容を書面で残しておくレター

 

信用状発行依頼

輸入者(発行依頼人:Applicant)が、輸入地の銀行(発行銀行:Issuing Bank)に信用状(L/C)を依頼する
信用状(銀行の代金支払保証状)

 

信用状の発行

輸入地の銀行はL/Cを発行し、輸出地の銀行(通知銀行:Advising Bank)に対して輸出(受益者:Beneficiary)にL/Cを通知するように依頼する

 

信用状の通知

輸出地の銀行が、輸出者にL/Cを通知する

 

保険付保

保険を付保する取引条件の場合、輸出者が保険を契約する

 

輸出通関

輸出貨物の通関手続き(通常、海貨業者などへ依頼する)
*海貨業者は通関業の許可を受けている

 

貨物の船積

輸出貨物の船積(通常、海貨業者などへ依頼する)

 

船荷証券(B/L)発行

海貨業者は、船会社より輸入地での貨物引取に必要な船荷証券(B/L)の交付を受ける。
船荷証券(貨物受取証)

 

貨物の運送

 

手形・船積書類の買取依頼

輸出者が、輸出地の銀行(買取銀行:Negotiating Bank)に対して船積書類を添付し、荷為替手形の買取依頼をする。
*船積書類(B/L、保険証券、インボイス等)
*荷為替手形(代金請求書)

 

買取代金支払

L/C(信用状)により代金回収が保証されているので、銀行は輸出者に手形代金の立替払いを行う

 

手形・船積書類の送付

輸出地の銀行(買取銀行)は、輸入地の銀行(L/C発行銀行)に船積書類と荷為替手形を送付し、立替代金の請求を行う

 

代金支払

輸入地の銀行は、輸入者に船積書類が到着したと連絡して代金支払請求を行い、手形代金の支払を受ける→立替払いしている輸出地の銀行へ代金を支払う

 

船積書類の交付

輸入地の銀行は、輸入者から手形代金の支払を受けると船積書類を引き渡す

 

貨物引き渡し

輸入者はB/L(船荷証券)と引き換えに貨物を引取り、その後に輸入通関を行う(通常、他業者へ依頼)

 

貿易実務ではさまざまな専門用語が出てきますので、ビジネスで英語を使う場合、英語力の向上に力を注ぐとともにその分野に特化した専門知識も一緒に学ぶことが大切になってきます。

ここでは、貿易の手続きとそれに付随する書類などの専門用語を覚えましょう。

信用状:
Letter of Credit = L/C
(銀行の代金支払保証状)

荷為替手形:
Documentary Bill of Exchange
(代金請求書)

船積書類:
Shipping Documents
(B/L、保険証券、インボイス等)

・船荷証券:
Bill of Lading = B/L(貨物受取証)

・保険証券:
Insurance Policy

・インボイス:
Invoice(明細記入請求書)

船積通知:
Shipping Advice

梱包明細書(パッキング・リスト):
Packing List

輸出作業依頼書:
Shipping Instructions = S/I

輸入申告:
Import Declaration = I/D

輸入許可書:
Import Permit = I/P

保証状:
Letter of Guarantee = L/G

湿気注意:
KEEP DRY

こわれもの注意:
FRAGILE

火気厳禁:
NO FLAME

天地無用:
THIS SIDE UP

取扱注意:
HANDLE WITH CARE

 

ビジネス英会話と用例

それでは、ビジネス上の取引で使われる英会話のフレーズを掲載しましたので参考にしてください。

 

弊社は日本の輸出業者で、日用雑貨を取り扱っています。
We are Japanese exporter handling general merchandise. 

貴国で弊社の商品を販売してくれる業者を探しております。
We are looking for partners to distribute our products in your country. 

貴社の取り扱っている商品について明細をお知らせください。
We would like to have full details of the products you are handling.

貴社のカタログと取引条件の詳細をお送りください。
Please send us your catalog and full details for trade terms and conditions. 

カタログ、仕様書、価格表を同封いたします。
We will enclose a catalog, specifications, and a price list.

何かの手違いで、商品は間違って送られてきました。
By some mistake, the goods have been erroneously delivered to us.

 

ビジネスで通用する英語力を鍛えるには、ビジネスでよく使われる定型文の読み書きができるようになることです。

また、電話等では臨機応変に対応することが大切なため、日頃から英語を話したり聞いたりする機会を増やします。

実際にオンラインやオフラインの英会話教室で英会話の訓練をして鍛えておきましょう。

 

まとめ 

貿易とは国際間の取引のことで、市場調査・信用調査から始まり、

輸出入業者間における売買契約(契約交渉)を締結し、

船積予約

保険手配

貨物搬入

通関

船積(輸送手続き)

代金の決済が行われます。

これから貿易業界で働きたいと思っている方は、こういった一連の流れを頭に入れて貿易の知識を学び、英語力を磨いていきましょう。

資格も取得しておくと大きなアピールになります。

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