費用は発生した期間に適切に計上してください を英語で教えて!

Question

損金計上したいので、会社の備品を買う際は必ず領収書をもらってほしい時に「費用は発生した機関に適切に計上してください」と言いますが、これは英語で何と言うのですか？

Answer 1

・Please accurately record the expenses within the relevant billing period.
・Please ensure that the expenses are properly accounted for within the applicable billing cycle.

Please accurately record the expenses within the relevant billing period each time you purchase office supplies, as we need to keep track of these costs.
「オフィス用品を購入するたびに、費用を関連する課金期間内で正確に記録してください。これらのコストを追跡する必要がありますから。」

この文は、特定の請求期間内の費用を正確に記録するようにという指示を表しています。会計、ビジネス、または企業の請求管理などの文脈で利用されます。締め切りや期間に従って正確な経費を記録し、後で各費用がどの期間に属するかを確認するのに役立つでしょう。この指示は、特に財務管理の一環として経理の仕事をしている人たちに対してよく使用されます。

Please ensure that the expenses for buying company supplies are properly accounted for within the applicable billing cycle. Always remember to get a receipt.
会社の備品を買う際の費用は、該当する請求期間内に適切に計上してください。常に領収書をもらうことを忘れないでください。

これらの文は概ね同じ意味を持っていますが、微妙なニュアンスの違いがあります。「Please accurately record the expenses within the relevant billing period.」は情報の収集や記録に焦点を当てています。一方、「Please ensure that the expenses are properly accounted for within the applicable billing cycle.」は情報の管理と組織化に重点を置いています。前者はネイティブが実際の経費を正確に調査・記録する状況で使います。後者は管理者が経費の適切な会計処理を確実にする状況で使います。

Answer 2

・When you purchase office supplies, please remember to claim your expenses with the receipt during the appropriate period.

適切な時期に、というのが曖昧で日本的な表現なので英語ではあまり見かけません。
英語では「～までに」と言った方が良いかもしれません。
日付まで指定できないのであれば、月終わりまでに「by the end of the month」などと言うと良いでしょう。

claim expenses: 費用を請求する
office supplies: オフィスの備品