写しを送る を英語で教えて!

Question

会社で、取引先に「控えとして、写しをお送りいただきます。」と言いたいです。

Answer 1

・Send a written notice
・Send a written message.
・Send a written communication.

We kindly request that you send a written notice for our records.
記録のため、書面での通知をお送りいただくようお願い申し上げます。

「Send a written notice」は、「書面で通知を送る」という意味で、公式な手続きや法律的な事項、契約関連の内容などを相手に正式に伝える際によく使われます。例えば、契約解除や退職の意志、会議の日程通知、重要な変更情報の告知など、相手に確実に情報を伝え、記録として残す必要があるシチュエーションで使用します。

Could you please send us a copy for our records?
「控えとして、写しをお送りいただけますか？」

Could you please send a written communication for our records?
記録のために、書面での連絡をお送りいただけますか？

Send a written messageとは、手紙やEメール、テキストメッセージなど、非公式かつカジュアルなコミュニケーションを指すことが多いです。一方、Send a written communicationはより公式で、ビジネスの文脈や法的な文脈で使われることが多いです。この表現は報告書、公式の手紙、契約書など、形式を持つ書面を送ることを指します。

Answer 2

・a copy
・a duplicate

写しを送る を英語で言いますと、
a copyや、a duplicateを使います。

※a duplicateは、鍵の複製なんて意味でよく出てくる気がしますが、
　全く同じ意味を作るというニュアンスになります。

As a courtesy, I will send you a copy of the document for your records.
控えとして、文書の写しを記録用にお送りいたします。

For your reference, I will provide a duplicate of the report.
控えとして、レポートの複製を提供いたします。

参考までに