回書 を英語で教えて!

Question

仕事の関係で大切な取引先からの手紙には、迅速かつ丁寧に「回書」する必要があります。

Answer 1

・Circular memo
・Interoffice memo

「回覧メモ」のこと。部署内など特定の人たちに順番に情報を回して、読んだらサインやハンコを押してもらう書類です。

「この件、サーキュラーで回しておいて」のように、確認や周知を求める際に使います。紙だけでなく、電子ファイルの回覧でも使われます。

I'll circulate this important letter from our client immediately for the team's review.
この大切なお客様からの手紙を、チームが確認できるようすぐに回覧します。

ちなみに、Interoffice memoは社内向けの連絡メモのことだよ。部署内での情報共有や、全社的なお知らせなど、記録を残したいけどメールほど個別的じゃない連絡に使われるんだ。会議の決定事項を伝えたり、新しいルールを通知したりする時に便利だよ。

**Interoffice Memo**

**To:** All Department Heads
**From:** [Your Name/Department]
**Date:** [Date]
**Subject:** Urgent: Please review and initial the attached letter from [Client Name]

Please prioritize reviewing the attached correspondence from our key client, [Client Name], and pass it along to the next person on the list promptly.
部署長各位殿、添付いたしました重要顧客の[取引先名]様からの書簡を優先的にご確認いただき、速やかにリストの次の方へご回付くださいますようお願いいたします。

Answer 2

・reply letter
・response letter

1. reply letter
回書

reply : 返信
letter : 手紙

回書 ＝reply + letterを組み合わせて表現できます。
こちらは、手紙や文書に対する正式な返信をシンプルに表現する場合に適しています。

例文
We need to send a reply letter to the client as soon as possible.
取引先に迅速に回書を送る必要があります。

need : 必要がある
send : 送る
client : 取引先
as soon as possible : 迅速に

2. response letter
回書

response : 返信

response は「返信・対応」という意味で、ビジネスや公的な書簡での回書 に適しています。
reply letter よりも、ややフォーマルな言葉です。

例文
A response letter should be sent to the client without delay.
取引先に遅れなく回書を送るべきです。

should : すべき
sent : send（送る）の過去形
without : なしに
delay : 遅れ

参考になれば幸いです。