A ata é um registro público e detalhado, feito por escrito, das reuniões de assembleias de acionistas, reuniões de conselhos, reuniões de empresa, reuniões de especialistas ou reuniões de clientes.
(Não está limitada apenas a empresas anônimas e outras corporações; instituições como o parlamento também produzem atas.)
Normalmente, o organizador da reunião pede que um dos participantes escreva a ata.
Se houver colegas estrangeiros e superiores presentes, nessas situações, precisamos preparar a ata da reunião em inglês.
Este é um trabalho importante. Trata-se de um registro público detalhado, e, portanto, requer precisão.
Desta vez, vamos explicar os pontos que devem ser lembrados ao redigir atas em inglês!
Se você compreender o conhecimento básico primeiro, não será tão difícil assim. Lembre-se de prestar atenção aos pontos abaixo e mantenha o sorriso!
Índice
O que é ata?
Você já participou de uma reunião longa, mas ficou confuso sobre o andamento ou não sabia exatamente sobre o que foi discutido?
Nesses momentos, a ata é digna de confiança.
O dicionário descreve ata da seguinte forma:
・Documento que descreve os principais tópicos da agenda, bem como o andamento e os resultados das discussões (Encyclopaedia Britannica Internacional)
Por meio da ata, podemos relembrar mentalmente o processo da reunião e organizar os pontos importantes.
Isto também se aplica a reuniões em chinês. Assim, atas em inglês também serão úteis.
A seguir está um resumo breve da ata.
Objetivos de se criar uma ata
* O registro detalhado da reunião serve como lembrete para os participantes.
* Pode ser compartilhado com quem não pôde comparecer.
* Registra, por escrito, o andamento da reunião e as decisões tomadas.
Conteúdo de uma ata
* Data e hora da reunião
* Local da reunião
* Nome dos presentes
* Nome dos ausentes
* Objetivo da reunião
* Tópicos
* Agenda
* Conteúdo da agenda
* Decisões tomadas na agenda
O mais difícil é, durante a reunião, filtrar apenas o conteúdo importante da agenda e registrá-lo.
Não precisamos registrar tudo, mas é preciso julgar rapidamente o que é importante e o que é desnecessário.
Por exemplo, resumindo o que foi decidido na agenda, explicações dirigidas aos participantes, etc.
Modelo de ata em inglês!
Podemos, antes da reunião, preparar um template no IPAD ou notebook (Template) e, assim, registrar as informações durante o evento. Claro, também é possível preparar um gravador, para não perder nada importante. A seguir, vamos explicar os itens que o modelo deve conter. (Atente-se à ortografia em inglês.)
1) Nome da empresa ou organização que realiza a reunião (Name of organization.)
2) Tipo de reunião (Type of meeting)
Reunião ordinária, mensal, temática, pequena, etc.
3）Data e local da reunião (Time and Place)
4) Nome da comissão organizadora e do secretário (Chairman, Secretary)
5）Verifique a ortografia da lista de presentes e ausentes! (List of attendees and absentees)
Ao analisar o impacto das decisões tomadas, os nomes dos ausentes também são importantes.
6）Objetivo da reunião (The purpose of the meeting)
7）Agenda predefinida (Agendas)
8）Decisões tomadas (Decisions made)
9) Medidas para questões ainda não resolvidas (Open issues and Actions)
Preparação da ata!
Preparar-se com antecedência é importante para qualquer coisa.
Antes de redigir a ata, também é necessário estar bem preparado.
Ferramentas necessárias
Considere várias ferramentas ao criar a ata, como notebook, laptop ou iPad.
Antes de decidir, consulte a opinião do organizador.
O organizador pode ter preferências diversas. Atuar como responsável pela ata (Minutes Taker) é uma tarefa importante.
Medidas de backup
Sempre faça backup das informações, só por precaução. Em caso extremo, use papel e caneta. Também é possível gravar o áudio da reunião.
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Confirmação dos presentes
Verifique a lista de participantes e certifique-se da precisão dos nomes.
Também confira se o crachá de cada um está posicionado corretamente sobre a mesa.
Em seguida, confira se há ausentes na lista. Se soubermos o motivo da ausência, também devemos anotá-lo.
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Pontos principais da pauta
Antes de começar a reunião, não se esqueça de anotar a agenda estabelecida.
Assim, podemos prever, até certo ponto, o andamento da reunião e também antecipar o vocabulário em inglês que será usado.
Anote os principais pontos de cada pauta e deixe um espaço em branco abaixo.
Conforme a reunião avança, podemos fazer anotações nos espaços em branco.
Isso será de grande ajuda para a elaboração da ata!
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Preparar o aviso de convocação
Depende da empresa ou instituição, mas, geralmente, o aviso é preparado com cerca de uma semana de antecedência e enviado por escrito ou por e-mail.
Pontos de atenção durante a reunião!
Registre o horário com precisão
Registre com precisão o horário, local, participantes e como se iniciou a reunião.
Não se esqueça de anotar os nomes dos presentes!
(Se houver ausentes, liste-os separadamente dos presentes.)
Resumo do conteúdo
Resuma e registre os comentários principais de cada participante.
Não se deve descartar a opinião de alguém apenas por discordância ou crítica.
Se opiniões pessoais afetarem a ata, ela perde o seu valor.
Portanto, registre os fatos de forma simples e imparcial.
Registrar decisões
Durante a reunião, as decisões tomadas são, naturalmente, o mais importante.
Para esclarecer o conteúdo, é necessário registrar as decisões e um resumo das resoluções.
O que fazer após o término da reunião!
Após a reunião, é melhor redigir o rascunho da ata enquanto as informações ainda estão frescas na memória.
Cheque com os próprios participantes cada opinião registrada.
Durante a reunião, se não entender ou escutar alguma opinião, confirme com o envolvido.
Peça a um participante de confiança para revisar a ata e checar se há erros.
Se possível entregar a ata depois, podemos ouvir a gravação e então finalizar o documento.
Expressões em inglês que você precisa saber!
Como mencionado anteriormente, o mais importante ao fazer a ata é resumir as decisões tomadas durante a reunião e registrar claramente as instruções relevantes.
Em outras palavras, se estivermos familiarizados e compreendermos a agenda e as instruções, poderemos responder rapidamente às falas importantes.
Veja abaixo algumas formas de expressão:
Primeiro, para anunciar “o tema mais importante da reunião”.
Expressões em inglês relacionadas:
We’re here today to discuss…
Estamos aqui hoje para discutir…
We are here today to talk about …
Estamos aqui hoje para falar sobre…
We’re here today to discuss our new products, as well as go over last quarter’s sales figures.
Hoje estamos aqui para discutir nossos novos produtos e revisar os números de vendas do último trimestre. (Tradução livre)
Our aim is to …
Nosso objetivo é…
I’ve called this meeting in order to …
Convoco esta reunião para…
By the end of this meeting, I’d like to have …
Ao final desta reunião, eu gostaria de ter…
First of all, we’ll discuss …
Primeiro, vamos discutir…
After that, we’ll be looking at …
Depois disso, vamos analisar…
Followed by …
Em seguida…
If time allows, we will also cover …
Se o tempo permitir, também iremos abordar…
Firstly, we’ll be talking about …
Primeiramente, vamos tratar de…
Secondly, we’ll look at …
Em segundo lugar, veremos…
And finally, we’ll discuss…
E por fim, vamos discutir…
Em seguida, a parte de início da “pauta”.
There are three items on the agenda. First,
Há três itens na pauta. Primeiro,
Have you all received a copy of the agenda?
Todos receberam uma cópia da pauta?
Today I would like to outline our plans for…
Hoje gostaria de traçar nossos planos para…
Note que, após essas frases, podem aparecer diálogos sobre decisões, instruções aos participantes etc.
Modelo de ata em inglês
Para a parte de conclusão, segue um modelo de ata em inglês.
Consulte a seguir sobre “como redigir ata de reunião”:
Meeting Minutes
Call to order:
A monthly meeting of Yamada International Co., was held at Seaside Hotel on May 15, 2017. The meeting convened at 11:00 a.m.
Attendees:
Attendees included
Mr. Ken Yamada President
Mr. Tim Cane Vice President
Mr. Sam Chan Vice President
Ms. Lisa Levine Sales Manager
Ms. Jane Ferrari Advertising Manager
Members not in attendance:
Members not in attendance included
Mr. John Parr Vice President
Approval of minutes:
Sam Chan read the minutes from the last meeting. The minutes were approved as read.
Reports:
The gross sales figure of the first quarter was submitted by Levine.
Agenda:
1, To review the gross sales figure of the first quarter.
2, To increase the advertising budget to double the sales of our newly invented products.
3, To discuss possible cost-cutting measures.
Adjournment:
The meeting was adjourned at 11:45 a.m.
Jane Ferrari May 15,2017
Secretary Date of approval
Resumo
Após a reunião, a ata é extremamente útil. Isso torna a reunião mais significativa.
Quem não pôde participar da reunião também pode compreender claramente o conteúdo.
Antes de decisões importantes, geralmente há palavras introdutórias também.
Mesmo quem tem boas habilidades de conversação em inglês pode não ser capaz de redigir atas eficazes em inglês; isso exige experiência e repetição, inclusive cometendo erros.
No entanto, é a única forma de começar a praticar.
Se você for um universitário que faz relatórios com frequência ou um amigo que não entende muito sobre atas de reuniões, espero que este artigo tenha sido útil!
