不論大家是生活在台灣、或國外，在商務場合中，「問候」和「自我介紹」都是不可或缺的一項技能。此外，當您要「交接工作」時，正確的傳達信息與簡單地將接任者介紹給客戶也同樣十分重要。

基本上，當大家能流暢地處理這些事情時，就可以說「您會使用商用英語」了喔！

因此，這次我們將以「如何撰寫英語郵件」為重點、並通過一些實用的例句向大家解析該如何撰寫「英語郵件」。

商務場合中「問候」的重要性

正如文章開始所述，在商務場合中，「問候」是不可或缺的技能之一！既使您對自己的英語能力還沒有足夠的自信、又或許認為自己還無法達到使用「商用英語」的程度，但如果您是在一個需要使用英語的職場上班的話，至少要讓自己能夠流暢地進行「問候」。

然而，其實在商務場合中的第一次「問候」，與日常的問候場景並無太大的區別！

例如，當您第一次去拜訪客戶公司、或在會議中遇見初次見面的外國人時，通常只需要按照以下的流程來進行「問候」即可。

Good afternoon.
「午安、您好」

My name is ＯＯ.
「我的名字是ＯＯ。」

It’s nice to meet you.
「很高興認識您。」

其中，「Good afternoon」可以根據當下的時間更改為 「Good morning（早安）」、或「Good evening（晚安）」。而當您遇到難以判斷時間的狀況時，也可以使用「Hello」來表現。又或者，您已經知道對方的名字時，還可以在問候中加上對方的名字來表現，例如：「Good afternoon, Mr. Green.」

此外，當大家在商務場合中進行「自我介紹」時，應使用「My name is～」。

而如果是，對方還不清楚您來自哪間公司的話，則可以在名字後面加上公司名稱。

My name is ＯＯ from ABC company.
我是 ABC 公司的ＯＯ。

My name is ＯＯ, the manager of the sales department for ABC company.
我是ＯＯ， ABC 公司銷售部經理。

當您在「自我介紹」時，還能夠同時說出部門名稱和職位的話，會顯得更加有禮貌。

另外，「Nice to meet you.」是日常英語會話中經常使用的常用語。實際上，它是「It’s nice to meet you.」的簡略版。因此在商務場合中，請大家盡量不要使用簡略版，但如果您當下還是直接想說「Nice to meet you.」也無妨。

又或者，您也可以使用以下這些替代的表達方式。

「It’s a pleasure to meet you.」
「I’m pleased to meet you.」

以上這些英語例句都代表「很高興見到您」的意思。

而當您想強調這份高興時，也可以說 「It’s very nice to meet you.」、 或「It’s a great pleasure to meet you.」。

最後，請大家務必將這些基本的「自我介紹」例句套用到自己身上，並熟記於心！

當大家與外國客戶進行商務往來時，即使您的職位可能配有翻譯，但能有自信地用英語進行「流暢的問候」，絕對會給外國客戶留下更好的印象喔！

另外，如果是您曾經見過這位客戶、並再次相遇時的問候可以這樣來表現。

Hello Mr.Green, how are you?
你好，格林先生，您最近怎麼樣？

It’s nice to see you again.
很高興再次見到您。

其中，「It’s nice to see you.」的部分換成「It’s a pleasure to see you」、 或「I’m pleased to see you」也同樣自然流暢喔！

英語中商務郵件的「問候」

以上，我們介紹了一些與對方面對面情景下的簡單「問候」。同樣的，當您在撰寫英語郵件時，由「問候」開啟文章的「序」也是最自然的寫作方式。

其中，由於「商務郵件」通常是發給已經有過接觸的對象。因此需要根據當下的情況撰寫出合適的「問候語」。

讓我們來看看「問候」的郵件範例吧！

Dear Mr. Green,
Hello, I am ＯＯ from ABC company. We met each other at the meeting last week at your office.
I am writing you in regards to our new promotion that I mentioned the other day. Please see the attached file for further information.
Should you have any questions, please feel free to contact me.
It would be a great pleasure to do business with you.
Thank you very much for your time.
Yours sincerely,
ＯＯ（name）

中文翻譯如下。

親愛的格林先生
你好，我是ABC公司的ＯＯ，我們上週在貴公司的會議中見過面。
我聯繫您是關於前幾天提到的我們的新促銷活動。請參閱附件以獲取更多資訊。
如果您有任何疑問，請隨時與我聯繫。
希望有榮幸能與您合作。
感謝您撥冗閱讀
此致，
ＯＯ（此處填上自己的姓名）

「重點」

英語的「商務郵件」與台灣相同，都會以「稱謂」作為郵件的開始。

當您需要稱呼男性時，可以使用「Mr.」，女性時，則使用「Ms.」。

此外，由於「Miss.」和「Mrs.」帶有強調「婚姻狀態」的語意，因此避免造成失禮的情況，兩者都並不常使用在「商務郵件」中。

「重點」

如果當下情景是，您與對像已經見過面時則必須使用「I am」，而不是「My name is」。

雖然，在雙方互動時不需要每每重新介紹自己。但如果是剛認識、或久未聯繫的對象時，還是必須在郵件起頭附上「自己是誰」、「來自哪間公司」的詳細說明後，再接著撰寫聯繫的目的、並以簡單的問候作為結束。

「重點」

請大家別忘了使用結尾用語，例如「Yours sincerely,」！

此外，「Best regards,」也是商務場合中常見的表達方式之一。但它的使用方法比「Yours sincerely,」更為隨意。

另外，大家可能會讓感到疑惑的是「Should you have any questions…」。對於不常看到正式英語郵件的人來說，這樣的表達方式可能是第一次見到吧！

其實，使用「倒裝句」的「Should you have any questions…」和「If you have any questions…」的意思相同。由於它非常適合在正式商務場合中使用，因此當大家遇到不太熟悉的對象、或需要使用高禮儀態度來接待對象時，即可以積極使用「Should you have any questions…」這個句子喔！

透過商務郵件進行「交接工作」

那麼，當您要向對方的公司負責人介紹自己的接任者，也就是進行「工作交接」時，又應該如何撰寫郵件呢？

讓我們來看看「交接工作」的郵件範例吧！

Dear Mr. Green,
Hello Mr. Green, I hope everything goes well with you.
I am writing you to inform that I will transfer to Taipei from next month. I very much appreciate your support ever since we started business.
I would like to introduce Ms.ＯＯ to you who is going to take over my job from next month. She has been doing the same job as mine in another team here for more than 3 years, therefore she is used to the business.
I have copied her on this mail so you can add her email address. Also, she is going to write to you to introduce herself shortly.
I would like to thank you again for everything. I wish you all the best.
Best regards,
ＯＯ（name）

中文翻譯如下。

親愛的格林先生
您好，格林先生。希望您一切順利。
由於我將於下個月調任台北，因此特此通知。自從我們開業以來，我非常感謝您一路的支持。
我想向您介紹從下個月開始接替我工作的ＯＯ女士。她在另一個團隊從事與我相同的工作已有三年以上，因此對這方面的業務非常熟悉。
我已將她加入此郵件的副本，以便您可以新增她的郵件地址。另外，她也會在近期主動聯繫您進行自我介紹。
我們想再次感謝您一直以來的照顧，祝您一切順利。
此致，
ＯＯ（此處填上自己的姓名）

大概是這樣的形式。

「重點」

請注意，感謝的郵件的內容必須「簡潔明瞭」！

其實，僅「Thank you very much for everything.」就能夠很準確地傳達出感謝之意！

另外，「交接工作」的英語重點在於「～take over one’s job」。「～take over my job」的中文的意思即是「某某人～將接替我的工作」。

如果大家覺得不熟悉這個表達的話，也可以將這句話作為固定句型來使用喔！

「重點」

請大家根據您與客戶的關係來選擇「結尾用語」。

文章中使用了「Best regards,」的原因是由於雙方對彼此已有一定的熟悉度、或您與對方已經保持了較長時間的聯絡。因此，選擇哪一種「結尾用語」，必須根據雙方之前的互動來決定。

「商務郵件」的注意事項！

「重點」

商務郵件中，請避免使用「縮寫形式」的英語表達！

請大家特別注意不要使用類似「I’m」的縮寫表達！如上文郵件範例所見，「I’m → I am」和「I’ve → I have」都未使用縮寫。

如果您是發送給公司內部的同事時，使用英語縮寫並無大礙。但如果對象是，總裁等位階遠高於自己的人時，應避免使用縮寫形式。

雖然，英語不像中文那樣拘謹，但還是有一些基本的規則需要遵守。

「重點」

當您必須向對方「請求某事」時，請使用 「Could you …?」句型。

請勿直接使用「請幫我〇〇！」，而是要使用「能幫我做〇〇嗎？」這樣的委婉表現。

「重點」

當您向對方尋求許可時，請使用「I would like to ….」句型。

這句英語當於於中文裡的「我想要〇〇」的說法。

雖然，「I would like to ….」在英語對話中也同樣適用，但在郵件和電話中會顯得更加重要。
因為在郵件、或電話中，看不到發信人、或講話者的表情，因此對方無法判斷您的英語表達是否是因為不熟練而顯得不禮貌。

如果您努力使用英語郵件與對方溝通，卻因為英語能力不足而讓對方留下不好的印象的話，那將會一件非常遺憾的事情。

因此，大家在發送郵件之前，請務必再次檢查內容、並確認是否使用了一些不禮貌的表達方式喔！「商務郵件」與口語表達不同。當您在撰寫郵件時，有更多的機會和時間去思考和檢查這些容易出錯的細節。

我們相信，只要大家好好掌握文章中介紹的幾個重點後，對方必定會對您的「商用郵件」有所讚賞喔！