商業場合中不可或缺就是「調整行程」了。

像是和客戶的聯繫、公司內部的會議等等，每天都需要進行行程調整的情況應該不少見對吧。

大家知道有關行程調整的英文嗎？

這次的文章中將會介紹「確認對方的行程」「告知對方自己的行程」「行程變更」「取消預定」等，根據不同的狀況會用到的句子給大家。

此外，我還會介紹用email來調整日程時的實用表現、以及讓人一目瞭然的信件標題。

如果在工作上有機會需要調整到日程的人，請一定要參考一下喔。

確認對方的行程

關於行程調整，基本中的基本就是「確認對方的行程了」了。

如果自己的行程比較彈性，或者候補日期尚未確定，而且想要大致了解對方的日程，「這個時間有空嗎？」等，可以使用「available（有空，有餘裕）」、「convenient（對有時間的人）方便」「suitable（適合的）」等單字進行詢問。

例句：

When would be your available date?
（你有空的日期是哪天呢？）

→可以把date換成time，來詢問對方有空的時間。

Could you please let me know your availability?
（可以告訴我您方便的時間嗎？）

When will it be convenient for you?
（可以告訴我您什麼時候方便嗎？）

What time is convenient for you?
（你什麼時候比較方便呢？）

When would be suitable for you?
（請問您什麼時候方便呢？）

Please give me some time slots of your availability.
（請告訴我你有空的時段。）

→可以用「time slot」來詢問「時段」。

告知對方自己的行程

接下來，我將介紹當自己的行程已經有一定程度的確定，想表達這個日期或時間方便/不方便的句子。

此外，當對方詢問你的日程時也可以使用它們。

例如，可以用之前提到過的「available（有空、有餘裕）」。

另外，忙碌時也可以用「busy（忙碌的）」或「tight（緊湊＝忙碌）」來表示。

如果不方便的話在句子前面先加上「I’m afraid（很抱歉…）」會顯得比較有禮貌。

例句：

I’m afraid my schedule is not available on that day.
（抱歉，我那天的行程無法配合（沒有空）。）

I’m afraid my schedule is a bit tight on that day.
（抱歉我那天的行程有點緊湊。）

I’m available on Wednesday.
（我星期三有空。）

I’m available anytime after 3 pm tomorrow.
（我明天下午3點之後都有空。）

I will adjust my schedule to accommodate yours.
（我會配合你的行程來調整我的。）

I will adjust my schedule to match yours.
（我會配合你的行程。）

→以下2個句子可在自己的行程較有餘裕，且能夠配合對方的情況時使用。

行程變更

有時會需要變更已經決定好的行程對吧。對方可能根據已經確定好的行程，安排了其他計劃，因此在進行更改時，請務必附上一句道歉的話。

同時，一旦確定需要更改行程，請立即與對方聯繫。

例句：

I’m afraid I will readjust the meeting schedule.
（抱歉我恐怕需要再重新調整會議的日程了。）

I will let you know as soon as we fix the schedule.
（我們決定好日程之後會再告知你。）

I’m sorry but could we change the meeting date from the 10th to the 15th, please?
（抱歉，請問我們的會議可以從10號改到15號嗎？）

I’m going to have to postpone our meeting tomorrow.
（我必須要將明天的會議延期。）

I need to ask you to reschedule our plan because of a meeting.
（因為有一場會議，所以我想詢問是否可以更改原定的行程。）

Could we move up the meeting by 30 minutes?
（我們可以將會議的時間提前30分鐘嗎？）

→想要提前預約的時間，可以用「move up（前進）」。

Would it be possible to push back the meeting by 30 minutes?
（請問可以把會議的時間往後延30分鐘嗎?）

→想要延遲預約的時間，可以用「push back（往後推、往後移）」來表示。

取消預約

有時候，我們可能無法更改已經確定好的計劃，也有可能不得不取消預定。

請注意，一旦發現無法配合對方的時間，就必須要儘早通知對方。

例句：

I’m very sorry but I would like to cancel our meeting on Friday, please.
（真的很抱歉，但請讓我取消我們原定在星期五舉行的會議。）

I’m afraid I won’t be able to make it to the meeting on 25th of November.
（很抱歉，我恐怕無法出席11月25日的會議。）

Unfortunately, I can not make the meeting tomorrow.
（很抱歉，我沒辦法參加明天的會議了）

I am very sorry, I have to cancel tomorrow’s meeting because something urgent has come up.
（真的很抱歉，因為有急事，所以我必須要取消明天的會議了。）

→「有事發生」可以用「something came up」來表示。

如果想加上「急事」「重要的」等，就可以用「something important/urgent has come up」。

用email來調整行程

接下來，我們將介紹透過email調整日程時的實用表現，以及讓人一目瞭然的標題。在商業郵件中，應該要避免冗長，簡單明瞭的突顯重點。

行程調整時的標題名

在商業場合中，一天會多次需要用到email來聯絡。

因此，為了不要讓重要的調整日程的信件被埋沒，重點就是要讓標題清楚的表示出需要調整日程這件事。

例如：

Meeting with Mr. Smith
（和史密斯先生的會議）

Online Meeting regarding next project on the 10th
（在10日，有關的下一個計劃的線上會議）

Meeting to decide the budget
（決定預算的會議）

Request to set up a meeting
（請求安排會議）

Weekly project meeting request
（請求召開一週例行計畫的會議）

Urgent: Request for a meeting
（緊急：安排會議的請求）

Urgently requesting a meeting
（緊急的會議請求）

Please reply to: Schedule a meeting
（請回信：會議的安排）

Requesting to schedule a meeting at your earliest convenience
（安排符合您方便的會議時間的請求。）

Requesting a meeting at your earliest convenience
（安排符合您方便的會議時間的請求。）

列出候補日期

當想知道對方是否方便時，可以提供自己方便的具體候補日期，來詢問對方有空的時間。例子如下:

例

I would be available on the following dates;
– Fri 4 November
– Mon 7 November
– Tue 8 November
Could you let me know your availability please?

（我有空的日期如下）
11月4日（金）
11月7日（月）
11月8日（火）
可以請你告訴我你行程上沒問題的日期嗎？）

行程調整的英語　總結

有什麼感想呢？

這次關於行程調整的英文，我分成了「確認對方的行程」「告知對方自己的行程」「變更行程」「取消預約」等不同的情況，另外還附上了例句來做介紹。除此之外還介紹了用email來調整行程時很實用的標題、候補日期的提議等等，請一定要學起來喔！

行程調整在商務場合中是經常會出現的情境，此外，當想要安排家庭或朋友之間的活動時也會需要。

雖然「只是調整行程」感覺起來很簡單，但如果不小心弄錯的話可能對工作等產生重大影響。

透過使用正確的表達方式，你就能夠好好地與對方進行溝通了喔。

此外，對於「想要更深入學習本次所說明的行程調整的英文」、以及「希望知道母語人士在行程調整時會使用哪些句子」的人，推薦你可以試試看 Native Camp 的線上英文會話課程！

在這些課程中，你可以與母語教師進行一對一的對話。不妨向他們提出各種關於行程調整的問題吧。

請大家充分利用這些課程來提升你的英語能力吧。