用英文寫電子郵件時，開頭應該是最令人頭痛的部分吧？
很多人不知道該怎麼寫第一句話，會苦惱「該用什麼樣的開頭？」或「這種表達會不會很失禮？」。
本篇記事要根據不同的場合和收件人，介紹英文電子郵件的開頭和結尾。
我們收集了實用的商務英語短語，分為正式和休閒兩種。
讀完這篇文章，相信您再也不會為英文電子郵件而苦惱！
如何用英文寫電子郵件 | 可立即使用的基本短語
寫商務郵件時，選擇合適的開頭是個關鍵。
我們必須根據自身及收件人的關係和具體情況，斟酌使用正式或隨意的寫法。
[英文電子郵件稱謂] 正式版
在商務郵件中，選擇適當的稱呼以表達尊重是很重要 的。
以下是一些常見的正式稱謂。
Dear Mr. [Last Name],
（例： Dear Mr. Smith,）
用於商務郵件，收件人為男性，且已知對方的姓氏。
Dear Ms. [Last Name],
（例文： Dear Ms. Johnson,）
用於稱呼女性。無論婚姻狀況如何，Ms. 會是一個安全的稱呼。
Dear Mrs. [Last Name],
（例： Dear Mrs. Wright,）
用於稱呼已婚女性，當她們以夫人的身份自我介紹時。
Dear Dr. [Last Name],
（例文： Dear Dr. Brown,）
稱呼醫生和有博士學位的人。
Dear [First Name Last Name],
用在當知道收件者全名的情況，但較不常見，給人比較正式的印象（僅寫名字也是可以接受的，尤其是在跟收件者關係密切的情況下）。
[英文電子郵件稱謂] 隨性版
輕鬆隨性的稱謂較適用於跟關係親近的對象或同事之間的交流。
不過於正式的稱謂，可以營造出更自然的對話氛圍。
Hi [First Name],
用來稱呼親密的朋友或同事。
Hello [First Name],
不會太正式且給人一種友善的印象。
[稱謂寫法] 不特定人數 / 若不知道對方的姓名時
如果不知道收件者的姓名，或要向未指定數量的人發送電子郵件，可以使用以下格式。
Dear Sir or Madam,
不知道收件人姓名時的正式稱謂。
To Whom It May Concern,
向未指定人員傳送 電子郵件 時。
[英文電子郵件開頭] 可留下好印象的問候語及貼心話語
在正文開始前先加入一句表達對收件人關心的問候語，會顯得更有禮貌、更真誠。
我們可以這樣寫：
I hope this email finds you well.
（你好嗎？）
字面意思是「希望您收到這封郵件時一切安好」，一般是用來表達對收件人健康或處境的關心。
I trust you are doing well.
（相信您一切都好。）
這個短語比上面的更正式一些，但意思相同。
I hope you had a great weekend.
（希望您週末過得愉快。）
這個短語可以在禮拜一使用，以展現友好的一面。
I hope everything is going smoothly with 特定主題.
我希望[特定主題]一切順利。
這個短語是透過提及收件人正在進行的項目或工作，來表達對收件人的關心。
[英文電子郵 開頭] 表達感謝的片語
對收件人的行為表示感謝會讓您顯得更彬彬有禮、誠實和值得信賴。
我們可以這樣寫：
Thank you for your email.
（感謝您的電子郵件。）
這是一個感謝收件人發送 電子郵件 的基本短語。
I appreciate your prompt reply.
（感謝您的及時回覆。）
這對於表達對收件人快速回覆的感謝非常實用。
Thank you for reaching out.
（感謝您的聯繫。）
這句話通常用在收件人第一個聯絡您的情況。
Thank you for your continued business.
（感謝您一直以來的支持。）
這句話的意思跟「承蒙照顧」的語感差不多。
Thank you in advance for your help.
在請求對方幫忙時，可以用這句話提前向對方表達我們的感謝之情。
[英文電子郵件開頭] 闡明郵件目的的片語
撰寫商務郵件時，簡潔明瞭地表達郵件主旨是個重點。
我們可以這樣寫：
I am writing to inform you about [特定主題].
（我寫信是為了告知您[特定主題]。）
這是傳達必要訊息的標準短語。
I am writing to follow up on [特定主題].
（我寫信是為了跟進[特定主題]。）
這是用於回顧之前的對話。
I would like to discuss [特定主題] with you.
（我想和您討論[特定主題]。）
適用於諮詢或討論特定主題的情況。
英文電子郵件的結尾語 | 各種場合的例句
商務郵件的結尾方式是決定整體印象的一個重要因素。
根據收件者和具體情況選擇合適的英語表達，可以幫助我們留下真誠、值得信賴的印象。
正式場合
我們來看看在商務郵件中常用的正式結尾語。
請根據具體情況和收件人選擇合適的用詞。
Best regards,
常見且有禮的結尾語，可用在各種正式場合。
Kind regards,
比「Best Regards」的語氣略顯柔和。
Yours sincerely,
適用於特定稱呼（Dear Mr. Smith 等）
是個非常正式的用法。
Yours faithfully,
可用在稱謂為「Dear Sir or Madam」或「To Whom It May Concern」的情況。
非正式場合
隨性的結尾語適用於跟親密朋友或同事的交流上。
以下是一些典型的結尾語：
Best,
簡潔隨意，但又略帶正式感。
Cheers
用於非常親密的關係，尤其是在英式英語中。
Take care
聽起來很親切，也表達了對收信人的關心。
Warm respects
可用在想向親密友人表達些許溫暖的時候。
要求回覆的片語
若想在郵件結尾表達我們正在等待回覆，加上一些合適的短語可以達到督促的效果。
想鼓勵對方回應或採取行動，我們可以這樣寫：
I am looking forward to your reply.
這是一種禮貌請求對方回覆的片語。
I look forward to hearing from you.
這是另一個期待回應的標準短語。
Please let me know if you have any questions.
這是鼓勵對方在任何問題上都能坦然尋求協助。
I am waiting your reply.
清楚表達我們正在等待回應（稍微正式一點）。
請求對方採取具體行動的片語
請求對方採取具體行動時，使用禮貌清晰的語言能傳達我們的誠意，並確保合作順利進行。
我們可以這樣寫：
Please let me know a date and time that is convenient for you.
（請告訴我一個您方便的日期和時間。）
這句話可用在開會時詢問對方的日程安排。
Please review the attachment proposal and let me know your thoughts.
（請看一下附件中的提案，並告訴我您的想法。）
Your assistance is greatly appreciated.
這是正式表達感謝，同時也強調我們的請求內容。
表達感謝的片語
在郵件結尾表達感謝之情可以讓人留下真誠的印象。
我們可以這樣寫：
Thank you,
簡單的表達感謝之情。
Many thanks,
強調感謝的隨意表達。
Thanks and regards,
將感謝與禮貌結合的說法。
英文電子郵件的基本格式 | 依對象調整寫信方式
用英文撰寫電子郵件時，一定要符合收件人的立場和目的。
我們來看看以下電子郵件的基本格式，以及如何根據收件人的需要調整寫信方式。
英文電子郵件的基本格式
想寫一封能有效實現目的的郵件，必須適當地結合以下六個要素。
牢記這些要點就能寫出一封簡單易懂的郵件囉！
<英文電子郵件的基本格式>
主題（Subject）
稱謂（Salutation）
開頭（Opening）
正文（Body）
結尾（Closing）
結尾語（Sign-off）
1.主題（Subject）
電子郵件的主題是決定整體第一印象的重要因素。
簡潔的主旨能輕鬆抓住收件人的注意力。
安排會議：Meeting Schedule Confirmation: [ 日期時間]
2.稱謂（Salutation）
在商務郵件中，適當的稱謂是很重要的。
除了體現對收件人的尊重，也讓人留下真誠可信的印象。
所以我們應使用適合收件人的禮貌稱謂。
正式用語： Dear Mr./Ms. [Last Name],
非正式用語：Hi [First Name],
3.開頭（Opening）
郵件開頭在跟收件人建立融洽關係及闡明郵件目的方面起著重要作用。
選擇合適的開頭會大大影響這封信給人的印象。
應簡明扼要地闡述目的，並附上問候語和背景等資訊。
正式用語： I hope this email finds you well.
非正式用語： I wanted to check in regarding…
- 4.正文（Body）
正文必須清楚傳達郵件的重點。
務必使用簡潔易懂的句子，並包含所有必要資訊。
應將主題內容組織的井然有序，
力求一句話闡述一個主題，並加以分段以便閱讀。
首次聯繫：簡要介紹自己和郵件目的。
後續聯繫：簡單描述先前的溝通和進展。
- 5.結尾（Closing）
在郵件結尾部分應表達我們的感謝、體貼和後續步驟。
若希望收件者採取行動，一定要明確表達具體期望，並以體貼和感謝作為結尾，讓對方留下好印象。
I would appreciate it if you could confirm by [期限].
如果您能在[期限]前確認，我們將不勝感謝。
Thank you for your time and support.
感謝您的時間和支持。
6.結尾語（Sign-off）
在郵件結尾應選擇合適的結尾語並署名，會給人較禮貌的印象，也總結了整封郵件。
正式用語：「Best Regards」或「Sincerely」。
非正式用語：「Best」或「Cheers」。
根據對象撰寫英文電子郵件的技巧
要寫出有效的英文電子郵件，就得根據收件人的職位和情況，選擇合適的語言和格式。
以下，我們就來說明針對不同收件者撰寫郵件的要點。
如果是給上司和客戶的電子郵件，
應保持正式的語氣並表達尊重。
要避免冗長的內容及問候語，並保持簡潔扼要。
像是以下的禮貌用語：
I appreciate your guidance on this matter.
（感謝您在此事上的指導）
如果是給同事和團隊成員的電子郵件，
可以使用輕鬆隨意的表達。
請求對方協助時，要清楚說明請求「原因」和「具體細節」。
像是以下柔和的語氣：
I would appreciate it if you could help me gather data for the next meeting.
（如果您能幫我收集下次會議的數據，我將不勝感謝。）
Let me know if you need any support on this.
（如果在這方面需要任何支持，請告訴我。）
如果是初次跟對方聯繫的郵件：
應簡單地自我介紹，並清楚說明聯繫目的。
像是：
My name is [Your Name] and I’m the [Your Title] at [Your Company].
（我叫[姓名]，是[公司]的[職位]。）
為了贏得對方信任，可附上介紹人或一些共同背景：
I was referred to you by [介紹人].
我是由[介紹人]推薦給您的。
像這類的表達非常有效。
如果是關於投訴和解決問題的郵件，
應避免使用情緒化語言，一定要保持冷靜和清晰的邏輯。
我們要清楚陳述問題，並提出具體的解決方案或回應。
比方說，設定一段期限：
I would appreciate it if you could address this issue by [期限].
如果您能在[期限]之前解決此問題，我將不勝感謝。
電子郵件回信的開頭 | 表達感謝的實用短語
回覆電子郵件或訊息時，不是只回 Thank you ，而是使用適合當時情況和收件人的短語，這樣才會讓人留下更禮貌、更體貼、更積極的印象。
我們來看看以下一些適用於特定場合的開場白吧！
表達感謝
在商務溝通中，表達感謝是很重要的。
選擇合適的表達謝意的方式可以體現尊重，也有助於建立良好關係。
雖然這是回覆郵件中一個表達謝意的標準方式，但在「Thank you」之後加入一些創意，會讓對方覺得我們更有禮貌喔！
Thank you for your email regarding [主題].
感謝您就[主題]發來的電子郵件。
I appreciate your prompt response to my inquiry.
感謝您對我詢問的及時回覆。
I’m grateful for the detailed information you provided.
感謝您提供的詳細資訊。
回覆延遲
導致可能無法馬上回覆電子郵件的情況有很多種，
這時候，適當的道歉可以反映我們的誠意。
若回覆延遲，先表達歉意會讓對方覺得我們很真誠。
I apologize for the delay in getting back to you.
很抱歉回覆延遲。
Thank you for your patience while I was reviewing your request.
感謝您在我審核期間的耐心等待。
Sorry for the delay. I appreciate your understanding.
抱歉回覆延遲。感謝您的體諒。
確認訊息後再回覆
如果收到了對方的訊息，但無法立即提供答案或解決方案，可以先知會對方，也會讓我們顯得更可靠。
以下表達方式能讓對方知道我們已看過訊息，也已經計劃採取進一步的行動。
I’ve reviewed the details you provided and would like to confirm the following.
我已審核您提供的詳細資訊，並想確認以下內容。
Thank you for the update. I’ve noted the information and will proceed accordingly.
感謝您的更新。我已記錄這些訊息，並將按要求處理。
I appreciate the clarification. Here’s how we’ll move forward.
感謝您的澄清。以下是我們的後續處理方式。
解決問題 / 跟進
當發送解決問題或後續跟進的郵件時，適當的回覆和及時溝通是個重點。
以下表達方式可展現誠意，並清楚傳達我們已根據對方的請求或問題採取行動。
Following up on your request, I’ve taken the following steps.
根據您的請求，我已採取以下步驟。
I’ve looked into the matter and here are my findings.
我已調查此事，以下是我的發現。
Thank you for bringing this to my attention. I’ve escalated the issue to the relevant team.
感謝您提醒我注意。我已將此問題回報給相關團隊。
友善的表達
根據彼此的關係和具體情況，有時可使用稍微隨意且友好的語言，能讓彼此溝通更順利。
不過，即便是長期的合作關係，也要記得這是商業關係，請選擇不會太過隨意的表達。
以下表達方式可以展現適當的隨性，但又不失禮。
I hope this email finds you well.
希望您收到這封郵件後一切安好。
It was great to meet you at [活動]. I wanted to follow up on our conversation.
很高興在[活動]見到您。我想跟進一下我們的談話。
I hope you had a productive week.
希望您過了一個富有成效的一週。
總結
撰寫商務電子郵件不僅是一種溝通工具；還是建立全球商業關係的一個重要技能。
從選擇合適的郵件稱謂、到使用適合的開場白，再到有效的結尾，依當時情況和收件人選擇適合的用詞能讓溝通更順利。
特別重要的是，郵件的正式程度要符合「收件者的職位」及「跟寫信人的關係」，句子結構要清晰簡潔。
此外，及時回覆並保持禮貌可有助於建立商業信譽。
請透過本文介紹的短語和技巧，靈活運用在各種情況， 相信您一定可以實現有效的英語溝通！
