在職場中，我們幾乎每天都在安排各種會議與約談。不論是與客戶開會，還是和跨部門同事討論進度，這類溝通往往佔據了大量時間。
如果能用英文清楚、得體地協調時間，整體的專業感會明顯提升。
這篇文章整理了幾個常見商務情境：如何詢問對方時間、提供自己的空檔、改期與取消，以及電子郵件中的實用寫法，讓你在安排約見時更順手。
確認對方行程
當你要約人開會時，第一步通常是詢問對方的空檔。如果你的時間彈性較大，可以把選擇權交給對方。語氣上建議保持禮貌與彈性，讓對方更容易回覆。
When would you be free to hop on a quick call?
（請問您什麼時候有空進行簡短通話？）
→ 萬用的開場句（比 When are you free 更自然）
Do you have any openings in your schedule this week?
（您這週的行程中有任何空檔嗎？）
What day works best for our project update?
（哪一天最適合進行專案進度討論？）
Is there a specific time that suits you for a meeting?
（有沒有哪個特定時間對您來說開會比較方便？）
→ suits you 比 is good for you 更正式一點
I’m looking to grab 15 minutes of your time. When would be a good time?
（我想占用您15分鐘的時間，請問什麼時候方便？）
Could you let me know your preferred time slots for a chat?
（能否告訴我您比較方便的時段？）
→ 也可以用 preferred windows
告知個人行程
當對方詢問你的空檔，或你想主動提供選項時，可以用以下表達。如果行程較滿，適度說明會讓語氣更自然；若能配合對方，也是一種展現合作意願的方式。
I have a wide-open schedule on Friday afternoon.
（我週五下午的時間非常充裕。）
I can work around your schedule to make this happen.
（我可以配合您的時間表來安排這件事。）
I’m tied up all morning but free after lunch.
（我整個上午都抽不開身，但午餐後有空。）
→ I’m tied up ~ 表示我在忙，口語但常見用法
My calendar is quite full, so next week might be better.
（我的行程排得很滿，所以下週可能比較好。）
I’m available to meet anytime between 2 pm and 4 pm.
（下午2點到4點之間我隨時可以見面。）
→ 建議一定要記住的片語
I’ll clear my schedule to prioritize our discussion.
（我會調整行程，優先安排我們的討論。）
變更預定行程
臨時需要改期是常見情況。重點是及早通知＋提供替代時間，可以減少對對方的影響。
Something unexpected came up. Could we reschedule our meeting?
（突然有些狀況，我們可以改期嗎？）
Would you mind if we pushed our session to next Monday?
（您介意我們將會議延後到下週一嗎？）
I need to adjust our meeting time due to a scheduling conflict.
（因為時間衝突，我需要調整會議時間。）
Can we bring the meeting forward to 10 am instead?
（我們可以把會議提前到上午10點嗎？）
I’d like to request a new time for our site visit.
（我想重新安排現勘時間。）
Is it possible to shift our appointment by an hour?
（可以將會議時間調整一小時嗎？）
取消預定
如果無法改期，只能取消，記得語氣要誠懇、簡潔，並儘早通知對方。
I’m afraid I have to cancel our meeting today.
（恐怕我今天需要取消會議。）
→ 很典型的禮貌開頭
I won’t be able to attend as I’m feeling under the weather.
（因為我身體不太舒服，將無法出席。）
→ 比 I can’t come 更正式
I must cancel our lunch due to a family emergency.
（因為家裡有急事，我必須取消我們的午餐約會。）
Please accept my apologies for calling off our session.
（對於取消我們的會議，請接受我的歉意。）
用 Email 安排行程
在電子郵件中，不需要華麗用詞。對忙碌的收件人來說，清楚、直接最重要。
主旨撰寫
好的主旨能讓對方一眼理解重點，也更容易回覆。你可以直接在主旨放上日期或專案名稱。這樣對方在搜尋信件時，也能很快找到相關紀錄。
Catch-up: Discussion about the Q3 marketing plan
（碰面討論：關於第三季行銷計畫的討論）
Meeting Request: 2026 Strategy Review
（會議邀請：2026年策略審查）
Invitation: Project Launch Kick-off on Tuesday
（邀請：週二專案啟動會議）
Scheduling: Feedback session for the new design
（行程安排：新設計回饋會議）
Follow-up: Time for our upcoming interview
（後續跟進：關於我們即將進行的面試時間）
Proposed time for our virtual coffee chat
（線上咖啡會談的時間提議）
Urgent: Rescheduling the final contract signing
（緊急：重新安排最終合約簽署）
Quick question regarding your availability tomorrow
（關於您明天空檔的簡短詢問）
Action Required: Confirming our site visit date
（需處理：確認現勘日期）
Checking in: Possible slots for our next update
（確認：下次進度會議的可行時段）
提供候選時間
為了減少來回確認，建議直接提供幾個可選時段。
I’m available during the following time slots. Please let me know what works best for you:
Monday, April 13th: 10:00 – 11:30
Tuesday, April 14th: 14:00 – 15:30
Thursday, April 16th: 09:00 – 10:00
Do any of these work for you?
（我在以下時段有空，請告訴我哪個時間方便：
4月13日（一）10:00 – 11:30
4月14日（二）14:00 – 15:30
4月16日（四）09:00 – 10:00
這些時間有適合您的嗎？）
總結
安排會議其實不需要複雜的句子。重點是讓對方清楚知道三件事：
什麼時間、你有哪些空檔、下一步要怎麼做
只要語氣得體、資訊清楚，即使是簡單的句子，也能展現專業感。
下次需要約時間時，不妨從這些句型中挑幾個試試看，會比單純用 OK 或簡單回覆更有效率。
