見積書で必要な英語とは?海外とのビジネスで役立つ表現と知識

見積書を英語で言うと、英語で見積書の書き方、ネイティブキャンプ

見積書は、
ビジネスにおける大切な第一歩です。

見積書の内容によって取引を進めるかやめるか決めることもあるでしょう。

ビジネスの成功を左右する、とても重要な判断材料です。

そんな見積書を英語で依頼・作成する場合は、どのような点に注意するべきなのでしょうか?

ぜひこの記事を参考にしていただき、海外とのやりとりを円滑に進めてみてください。

これらの英語を知っておけば、あなたのビジネスの成功率もアップするはずです!

見積書は英語で2種類

早速ですが、見積書は英語でなんというかご存知でしょうか?

正解は、下記の2つの表現です。

・Cost estimate
・Quotation

上記の2つは、それぞれ見積書を意味します。

まず上のCost estimateですが、
こちらは仮の金額を記載したものです。

概算の見積り金額を記載したものなので、金額が変動することもあります。

試しに見積りを出してもらいたいときや、いくつかの会社に見積りを依頼する際に使える表現でしょう。

続いて、下のQuotation正式に見積り金額が確定した場合に使われる言葉です。

正式な金額の見積書を依頼・作成する際は、こちらの表現を使ってみてください。

実際に使われるのは下のQuotationがほとんどのようです。

『Quotation=見積書』 と覚えておけば、英語でやりとりするときも間違いありませんよ。

実際にQuotationを英文で使用した場合は、こちらのような表現になります。

Can I get a quotation on the new project?
(新しいプロジェクトの見積書をいただけますか?)

電話口で見積書を依頼する場合、上記の表現を覚えておけば安心できます。

ですが、実際に見積書を依頼する場合はメールなど文面でやりとりすることが多いでしょう。次章では主要なビジネスシーンで使われる、メールでの見積書のやりとりに関する英語表現を紹介していきます。

また見積書と合わせて覚えておきたい納品書に関する記事を載せておきます!ぜひ読んでみてください!


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【メールで使える】見積書を英語で依頼するときの表現

見積書を英語で依頼するときは、下記のような表現を使って見積書の作成を相談しましょう。

Request for quotation
(見積書の作成依頼)

見積書の作成依頼を英語でいう場合は、上記のようになります。

頭文字をとって“RFQ”
と略されることもありますよ。

We are considering buying 〇〇.
We would like to purchase 〇〇 from your company.

(~の購入を考えています。)

そもそもなぜ見積書の作成を依頼するのか、その動機を相手に伝えるための表現がこちらです。

日本語では遠回しな言い方が好まれる傾向がありますが、英語ではよりダイレクトな表現が好まれます。率直に商品や相手先への興味を伝えましょう。

We would like to get/have your quotation.
(見積書の作成をお願いしたいです。)

商品や相手先への興味を伝えたら、すぐに見積書作成の希望を伝えます。

メールの文頭には相手の名前を、文章の最後には“Best regards”などの締めの言葉を添えましょう。ここまで書けば、見積書の作成依頼文は終了です。

上記のすべてを踏まえて見積書作成依頼のメールを書くと、下記のようになります。

Subject: RFQ for 〇〇

Dear Mr./Ms. 〇〇

We are considering purchasing 〇〇.

We would like to have your quotation for the following items.

〇〇: 100 pieces

Best regards,
〇〇

上記のメールは、とてもシンプルにまとめたものです。

相手先や希望によって内容をアレンジすれば、問題なく使用できますよ。

見積書を作成するときはテンプレートを使うと便利

先の章では、見積書作成を依頼するときの英語表現を紹介してきました。

ですが、反対に見積書の作成を依頼されることもあるでしょう。

日本語でも気を遣う見積書の作成を英語でとなると、手を焼いてしまう方も多いのではないでしょうか?

そんなときは、英語の見積書が簡単に作れるテンプレートの使用がおすすめです。

一から作るよりもずっと効率よく、しかもミスなく見積書の作成を進めることができますよ。

見積書のテンプレートが無料で公開されているサイトはいくつかありますが、おすすめするのは下記の3サイトです。

・bizocean(ビズオーシャン)
・boad(ボード)
・ビジネステンプレートの神様

また、下記では見積書で使われる言葉の英語表現をまとめました。

ミスなく見積書を作成するための参考にしてみてください。

見積書 Quotation

商品 Merchandise

数量 Quantity

単価 Unit price

小売価格 Retail price

合計価格 Total price

納期 Delivery deadline

支払い方法 Method of payment

会社名 Company name

輸送費 Shipping

これらの言葉は、見積書の中で使われる基本的な言葉です。

作成時はもちろん見積書を確認するときにもよく目にしますので、ぜひ覚えておいてください。

見積書を送付するときは、
後日連絡の旨を入れることを忘れずに

見積書を作成したら、メールに添付して依頼先に送りましょう。

I have attached the quotation.
(見積書を添付しました。)

メールに添付した旨は、上記の表現で伝えます。

そのほか相手の名前や感謝の言葉などを書いたら、後日連絡をする旨の文面を記載することもおすすめします。これはいわゆる追跡調査のことで、フォローアップともいいますね。

I will follow up with you.
(後日ご連絡いたします。)

上記の文面をメールの中に加えておきましょう。

こうすることで後日連絡をするキッカケになり、相手先の反応を知ることができます。

ビジネスの基本ではありますが、意外と忘れがちなことでもあるので徹底することをおすすめします。

ここでも、合わせて覚えておきたい請求書の英語に関する記事を載せておきます!ぜひ気になる方はチェックしてみてくださいね!


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日本と海外の見積書に違いはある?

日本と海外の見積書は様式の違いこそあれ、基本的には同じです。

海外の見積書であっても、日本語の見積書に記載されていることと内容はほとんど変わりません。

見積書に記載されている内容は、日本も海外も基本的には下記の通りです。

・タイトル
・宛名
・差出人の名称
・見積書番号
・発行日
・見積りの合計金額
・見積りの内訳
・単価
・個数
・見積書の有効期限
・納品までの期間

そのため、英語で見積書を作成するときは、日本語で作成した見積書をベースに作成するのがおすすめです。

また間違いを防止するために、日本語で作成した見積書を英語の見積書に添付することも有効でしょう。

慣れない英語の見積書も仕組みが日本語のものと変わらないと分かれば、急に親近感が湧いてきませんか?

見積書の値下げ交渉で注意するべきこと

もし見積書で提示された金額が高かった場合は、値下げ交渉をすることも視野に入れましょう。

Could you offer a bigger discount?
(値下げをしてもらえますか?)

Could you make it $100?
(その金額を100ドルにしてもらえますか?) など、英語で値下げ交渉をするときは上記のような表現を使いましょう。

また、仮に値下げ交渉をするときは
『なぜ値下げを希望するのか』の背景の説明も忘れないでください。

例えば... ・競合他社よりも提示金額が高い
・市場価格との乖離が大きい
などが、主な理由として挙げられるでしょう。

『なぜ値下げを希望するのか』の背景を伝えることで、値下げの根拠を理解してもらえます。

場合によっては、予想以上の値下げ交渉に応じてくれることもあるかもしれませんよ。

気持ちのよい取引をするために、ぜひ意識してみてくださいね。

【2019年10月以降】増税で注意するべきこと

日本では2019年に消費増税がおこなわれ、
税率が8%から10%に引き上げられました。

仮に見積書を増税前に発行し増税後に納品となった場合、税金の計算はどのようになるのでしょうか?

一般的にいえば、
税率は納期に合わせたものを採用します。

例えば納品が増税前であれば税率は8%のまま、納品が増税後になるようなら税率は10%を採用します。

もし見積書を出した商品を増税後に納品予定であれば、税率は10%を適用し『※』などの注釈をつけて下記のような文章を明記しておきましょう。

消費税率は改正後の税率を記載、◯月◯日までに改正がない場合は〇〇円となる

このように記載しておけば万が一増税がおこなわれなかった場合は、増税前の税率を適用できます。

今後税率が変更される可能性もあります。ぜひ覚えておいてください。

まとめ

見積書は、ビジネスにおける大切なファーストステップです。

自社が依頼するにせよ作成するにせよ、英語での対応方法を知っておくことはビジネスを円滑に進めるためのお役に立つでしょう。

ビジネスシーンで求められる英語力は、通常の英会話に必要な力とはまた違います。

見積書の英語のほかにも、さまざまなシーンで英語力は必要になってきますよね。

そんなときはぜひ『ネイティブキャンプ』でビジネス英語を磨いてみてはいかがでしょうか?

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